|Legături utile| |
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Legislaţia
contabilă.
O.M.F.P.
nr. 3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar
contabile
ART.
1 -
Se
aprobă Normele metodologice de întocmire şi utilizare a
documentelor
financiar-contabile, cuprinse în anexa nr. 1. ART.
2 - (1) Se aprobă Normele specifice de
întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile,
cuprinse în anexa
nr. 2. (2)
Modelele
documentelor financiar-contabile cuprinse în anexa nr. 3*) pot fi
adaptate din
punctul de vedere al formatului, în funcţie de necesităţi, cu
obligaţia
respectării conţinutului minimal prevăzut în anexa nr. 2. ART.
3 -
Se
aprobă documentele financiar-contabile cuprinse în anexa nr. 4,
care se
păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii
exerciţiului
financiar în cursul căruia au fost întocmite, în
arhiva persoanelor prevăzute
la ART.
4 -
Anexele
nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentul ordin. ART.
5 - (1) Prevederile prezentului ordin se
aplică începând cu data de 1 ianuarie 2009. (2) Pe
data
intrării în vigoare a prezentului ordin se abrogă ART.
6 -
Prezentul ordin se publică în Monitorul Oficial al
României, Partea I. p.
Ministrul economiei şi finanţelor, Cătălin
Doica, secretar de stat Bucureşti,
27 noiembrie 2008, Nr. 3.512. ANEXA
1 -
Norme metodologice de întocmire şi utilizare a documentelor
financiar-contabile A.
Norme
generale 1.
Persoanele prevăzute la 2.
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente
principale: -
denumirea documentului; -
denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei
juridice/fizice care întocmeşte documentul; -
numărul
documentului şi data întocmirii acestuia; -
menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii
economico-financiare (când este cazul); -
conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este
necesar,
temeiul legal al efectuării acesteia; -
datele
cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare
efectuate,
după caz; -
numele
şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de
efectuarea
operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de
control
financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe
operaţiunile
respective, după caz; -
alte
elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor
efectuate. Documentele
care stau la baza înregistrărilor
în contabilitate pot dobândi calitatea de document
justificativ numai în
condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de
normele legale în
vigoare. 3.
În
cuprinsul oricărui document emis de către o societate comercială
trebuie să se
menţioneze şi elementele prevăzute de legislaţia din domeniu, respectiv
forma
juridică, codul unic de înregistrare şi capitalul social, după
caz. 4. Documentele
justificative provenite din tranzacţii/operaţiuni de cumpărare a unor
bunuri de
la persoane fizice, pe bază de borderouri de achiziţii, pot fi
înregistrate în
contabilitate numai în cazul în care se face dovada
intrării în gestiune a
bunurilor respective. 5.
În cazul
în care documentele se referă la cheltuieli pentru prestări de
servicii
efectuate de persoane fizice impuse pe bază de norme de venit, pentru a
fi
înregistrate în contabilitate, acestea trebuie să aibă la
bază contracte sau
convenţii civile, încheiate în acest scop, şi documentul
prin care se face
dovada plăţii, respectiv dispoziţia de plată/încasare. 6. În
conformitate cu prevederile Documentele
justificative şi
financiar-contabile pot fi întocmite şi într-o altă limbă
şi altă monedă dacă
acest fapt este prevăzut expres printr-un act normativ (de exemplu,
Codul
fiscal, referitor la factură). 7.
Documentele contabile - jurnale, fişe etc. -, care servesc la
prelucrarea,
centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a
operaţiunilor consemnate în
documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea
sistemelor
informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă
elemente cu
privire la: -
felul,
numărul şi data documentului justificativ; -
sumele
corespunzătoare operaţiunilor efectuate; -
conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare; -
semnăturile pentru întocmire şi verificare, după caz. 8. Înscrierea
datelor în documente se face cu cerneală, cu pix cu pastă sau
prin utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz. 9.
Regimul
juridic al documentelor în formă electronică, ce conţin date
privind
operaţiunile economice de schimb sau vânzare de bunuri ori
servicii între
persoane care emit şi primesc facturi, bonuri fiscale sau chitanţe
în formă
electronică, este stabilit de Facturile
şi chitanţele în formă electronică,
emise fără îndeplinirea condiţiilor prevăzute de legea mai sus
menţionată, nu
au calitatea de document justificativ, în înţelesul
prevederilor 10.
În
documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise
ştersături,
modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii
libere între
operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile
se corectează prin tăierea cu o linie
a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite,
iar
deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea
se face în toate exemplarele
documentului şi se confirmă prin semnătura persoanei care a
întocmit/corectat
documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării
corecturii. 11.
În cazul
documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele
pe baza
cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al
altor
documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii,
documentul întocmit greşit se anulează şi rămâne în
carnetul respectiv. La
corectarea documentului justificativ în
care se consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale
şi a
mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât
a
predătorului, cât şi a primitorului. 12.
În cazul
completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de
prelucrare
automată a datelor, corecturile sunt admise numai înainte de
prelucrarea
acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui
care a făcut
modificarea. Documentele prezentate în listele de erori, anulări
sau completări
(pe baza cărora se fac modificări în fişiere sau în baza de
date a unităţii)
trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de conducerea
unităţii. 13.
În cazul
în care prelucrarea documentelor justificative se face de către
un terţ
(persoană fizică sau juridică), în relaţiile dintre terţi şi
unităţile
beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunzătoare a
înregistrărilor
în contabilitate să se respecte următoarele reguli: -
documentele justificative să fie întocmite corect şi la timp de
către unităţile
beneficiare, acestea răspunzând de realitatea datelor
înscrise în documentele
respective; -
documentele contabile, întocmite de terţi pe baza documentelor
justificative,
trebuie predate unităţilor beneficiare la termenele stabilite prin
contractele
sau convenţiile civile încheiate, terţii răspunzând de
corectitudinea
prelucrării datelor; -
în
condiţiile în care prestatorul de servicii de prelucrare a
documentelor nu este
persoană fizică sau juridică autorizată potrivit 14.
În
vederea înregistrării în jurnale, fişe şi în
celelalte documente contabile a
operaţiunilor economico-financiare consemnate în documentele
justificative,
potrivit formelor de înregistrare în contabilitate
utilizate de unităţi, se
poate face contarea documentelor justificative, indicându-se
simbolurile conturilor
sintetice şi analitice, debitoare şi creditoare, în conformitate
cu planul de
conturi general aplicabil. Înregistrările
în contabilitatea sintetică şi
analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu
document,
fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai
multe documente
justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi
natură şi
perioadă. În
cazul operaţiunilor contabile pentru care
nu se întocmesc documente justificative, înregistrările
în contabilitate se fac
pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau
note de
calcul, după caz. În
cazul stornărilor, pe documentul iniţial
se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a
efectuat
stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare
se menţionează
documentul, data şi numărul de ordine ale operaţiunii care face
obiectul
stornării. Corectarea
înregistrărilor făcute în
contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate
întocmite în acest
scop. Înregistrările
în contabilitate se fac
cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de
întocmire
sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în
conturi sintetice şi
analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare
formă de
înregistrare în contabilitate. Înregistrările
în contabilitate se pot face
manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare
automată a
datelor. 141.
Înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor
economico-financiare, de regulă,
lunar. 142.
Prin
excepţie de la prevederile 141, entităţile care în
exerciţiul
financiar precedent au înregistrat o cifra de afaceri sub
echivalentul în lei
al sumei de 35.000 euro pot înregistra în contabilitate
operaţiunile
economico-financiare la alte perioade decât lunar, dar nu mai
târziu de data
pentru care se întocmesc declaraţiile privind impozitul pe
profit, respectiv
data situaţiilor financiare anuale sau a raportărilor contabile
stabilite
potrivit legii. În acest caz, înregistrarea în
contabilitate se efectuează pe
baza documentelor justificative sau ale unui centralizator în
care sunt
înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se
referă la
operaţiuni de aceeaşi natură şi la aceeaşi perioadă, situaţie în
care
documentele justificative se anexează la acesta. În
mod similar, înregistrarea în
Registrul-jurnal şi Cartea mare se efectuează pentru aceeaşi perioadă. 143.
Pentru
determinarea plafonului prevăzut la pct. 142 se utilizează
cursul de
schimb valutar comunicat de Banca Naţională a României, valabil
la data
încheierii exerciţiului financiar precedent. 15.
Factura
se întocmeşte şi se utilizează în conformitate cu
prevederile Codului fiscal. Pentru
livrările de bunuri sau prestările de
servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fără drept de
deducere
a taxei pe valoarea adăugată şi nu sunt obligate să întocmească
facturi, în
conformitate cu prevederile Codului fiscal şi ale normelor metodologice
de
aplicare a acestuia, operaţiunile economice se înregistrează
în baza contractelor
încheiate între părţi şi a documentelor financiar-contabile
sau bancare care să
ateste acele operaţiuni, cum sunt: aviz de însoţire a mărfii,
chitanţă,
dispoziţie de plată/încasare, extras de cont bancar, nota de
contabilitate
etc., după caz. 16.
Registrele de contabilitate şi formularele financiar-contabile pot fi
adaptate
în funcţie de specificul şi necesităţile persoanelor prevăzute la
Numărul
de exemplare al formularelor
financiar-contabile poate fi diferit de cel prevăzut în
prezentele norme
metodologice, în condiţiile în care procedurile proprii
privind organizarea şi
conducerea contabilităţii impun acest lucru. În
situaţia în care activitatea de întocmire
a documentelor justificative şi financiar-contabile este
încredinţată în baza
unui contract de prestări de servicii unor persoane fizice sau
juridice,
normele proprii interne de întocmire şi utilizare a formularelor
respective se
adaptează în mod corespunzător, fiind obligatoriu să se prevadă
în contract
clauze referitoare la întocmirea şi utilizarea formularelor
în aceste condiţii. Se
pot stabili norme proprii de întocmire şi
utilizare a formularelor financiar-contabile, cu condiţia ca acestea să
nu
contravină reglementărilor legale în vigoare. Neîntocmirea,
întocmirea eronată şi/sau
neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform
prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit
dispoziţiilor legale. 17.
Persoanele prevăzute la -
persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor
desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după
caz, care
să aibă atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente; -
fiecare
formular va avea un număr de ordine sau o serie, după caz, număr sau
serie ce
trebuie să fie secvenţial(ă), stabilit(ă) de societate. În
alocarea numerelor se
va ţine cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de
lucru,
sucursale etc.; -
persoanele prevăzute la B.
Registrele de contabilitate 18.
Potrivit
prevederilor Registrele
de contabilitate se utilizează în
strictă concordanţă cu destinaţia acestora şi se prezintă în mod
ordonat şi
astfel completate încât să permită în orice moment
identificarea şi controlul
operaţiunilor contabile efectuate. Registrele
de contabilitate se pot prezenta
sub formă de registru, foi volante sau listări informatice, după caz. Numerotarea
paginilor registrelor se va face
în ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în
ordinea completării lor. 19.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu
în care se
înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare. Operaţiunile
de aceeaşi natură, realizate în
acelaşi loc de activitate (atelier, secţie etc.), pot fi recapitulate
într-un
document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care stă la baza
înregistrării
în Registrul-jurnal. Unităţile
pot utiliza jurnale auxiliare
pentru: operaţiunile de casă şi bancă, decontările cu furnizorii,
situaţia
încasării-achitării facturilor etc. Orice
înregistrare în Registrul-jurnal
trebuie să cuprindă elemente cu privire la: felul, numărul şi data
documentului
justificativ, explicaţii privind operaţiunile respective şi conturile
sintetice
debitoare şi creditoare în care s-au înregistrat sumele
corespunzătoare
operaţiunilor efectuate. Unităţile
care utilizează jurnale auxiliare
pot înregistra în Registrul-jurnal sumele centralizate pe
conturi, preluate din
aceste jurnale. Editarea
Registrului-jurnal se efectuează la
cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile
proprii. 20.
Persoanele fizice care desfăşoară activităţi independente şi conduc
contabilitatea
în partidă simplă, în conformitate cu prevederile legale,
întocmesc Registrul
jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b), precum şi alte
documente de
evidenţă prevăzute de legislaţia în domeniu. 21.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu
în care
se înregistrează toate elementele de activ şi de pasiv, grupate
în funcţie de
natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar
se întocmeşte la
înfiinţarea unităţii, cel puţin o dată pe an pe parcursul
funcţionării
unităţii, cu ocazia fuziunii, divizării sau încetării
activităţii, precum şi în
alte situaţii prevăzute de lege, pe bază de inventar faptic. În
acest registru se înscriu, într-o formă
recapitulativă, elementele inventariate după natura lor, suficient de
detaliate
pentru a putea justifica conţinutul fiecărui post al bilanţului. Registrul-inventar
se completează pe baza
inventarierii faptice a fiecărui cont de activ şi de pasiv. Elementele
de activ
şi de pasiv înscrise în Registrul-inventar au la bază
listele de inventariere
sau alte documente care justifică conţinutul acestora la
sfârşitul exerciţiului
financiar. În
cazul în care inventarierea are loc pe
parcursul anului, în Registrul-inventar se înregistrează
soldurile existente la
data inventarierii, la care se adaugă rulajele intrărilor şi se scad
rulajele
ieşirilor de la data inventarierii până la data încheierii
exerciţiului
financiar. 22. Pe
baza
Registrului-inventar şi a balanţei de verificare de la 31 decembrie se
întocmeşte bilanţul care face parte din situaţiile financiare
anuale, ale cărui
posturi, în conformitate cu prevederile 23.
Cartea
mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu în care
se
înregistrează lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor,
mişcarea şi
existenţa tuturor elementelor de activ şi de pasiv, la un moment dat.
Acesta
este un document contabil de sinteză şi sistematizare şi conţine
simbolul
contului debitor şi al conturilor creditoare corespondente, rulajul
debitor şi
creditor, precum şi soldul contului. Registrul Cartea mare poate
conţine câte o
filă pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare stă
la baza
întocmirii balanţei de verificare. Registrul
Cartea mare poate fi înlocuit cu
Fişa de cont pentru operaţiuni diverse. Editarea
Cărţii mari se efectuează la cererea
organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii. 24.
Registrul-jurnal,
Registrul-inventar şi Registrul Cartea mare se păstrează în
unitate timp de 10
ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul
căruia au fost
întocmite, iar în caz de pierdere, sustragere sau
distrugere, trebuie
reconstituite în termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele
fizice care utilizează tehnica de
calcul trebuie să asigure listarea acestora în orice moment pe
parcursul celor
10 ani de păstrare. Persoanele
prevăzute la C.
Formele
de înregistrare în contabilitate 25.
Formele
de înregistrare în contabilitate reprezintă sistemul de
registre, formulare şi
documente contabile corelate între ele, care servesc la
înregistrarea
cronologică şi sistematică în contabilitate a operaţiunilor
economico-financiare efectuate pe parcursul exerciţiului financiar. 26.
Principalele
forme de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor
economico-financiare în
cazul unităţilor care conduc contabilitatea în partidă dublă
sunt: "pe
jurnale", "maestru-şah" şi forma combinată "maestru-şah cu
jurnale". 27.
În cadrul
formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale",
principalele
registre şi formulare care se utilizează sunt: -
Registrul-jurnal (cod 14-1-1); -
Registrul-inventar (cod 14-1-2); -
Cartea
mare (cod 14-1-3); -
jurnale
auxiliare; -
Balanţa
de verificare. Registrul-jurnal
(cod 14-1-1) se utilizează
pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor
economico-financiare
consemnate în documentele justificative. Pentru operaţiunile care
nu au la bază
documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod
14-6-2/A). Notele
de contabilitate se întocmesc pe bază
de note justificative sau note de calcul şi se înregistrează
în mod cronologic
în Registrul-jurnal. Unităţile
pot utiliza jurnale auxiliare pe
feluri de operaţiuni, cum sunt: 1.
Jurnal
privind operaţiunile de casă şi bancă (cod 14-6-5); 2.
Jurnal
privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6); 3.
Situaţia încasării-achitării facturilor (cod 14-6-7); 4.
Jurnal
privind consumurile şi alte ieşiri de stocuri (cod 14-6-8); 5.
Jurnal
privind salariile şi contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia
socială a
şomerilor şi asigurările de sănătate (cod 14-6-10); 6.
Jurnal
privind operaţiuni diverse (cod 14-6-17). Lunar
sau la altă perioadă prevăzută de lege,
în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor
debitoare sau
creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei),
totaluri care se înscriu
în Registrul-jurnal. Contabilitatea
analitică se poate ţine fie
direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor
formulare tipizate comune (fişa de cont analitic pentru valori
materiale, fişa
de cont pentru operaţiuni diverse etc.) sau specifice, folosite
în acest scop. Pentru
unele conturi, pe lângă jurnalul
privind operaţiunile de credit se întocmeşte şi situaţia privind
operaţiunile de
debit. Înregistrările
în jurnale se fac în mod
cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la
sfârşitul lunii
(perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza
documentelor centralizatoare întocmite pentru operaţiunile
aferente lunii
(perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în
acestea. Cartea
mare (cod 14-1-3) este documentul de
sistematizare contabilă care cuprinde toate conturile sintetice şi
reflectă
existenţa şi mişcarea tuturor elementelor de activ şi de pasiv la un
moment
dat. Cartea
mare serveşte la stabilirea rulajelor
lunare şi a soldurilor conturilor şi stă la baza întocmirii
balanţei de
verificare. Pentru
stabilirea rulajelor se preia în
Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar
rulajul
debitor se stabileşte prin totalizarea sumelor preluate din coloanele
de
conturi corespondente ale jurnalelor. Soldul
debitor sau creditor al fiecărui cont
se stabileşte în funcţie de rulajele debitoare şi creditoare ale
contului
respectiv, ţinându-se seama de soldul de la începutul
anului, care se înscrie
pe rândul destinat în acest scop. Balanţa
de verificare este documentul
contabil utilizat pentru verificarea înregistrării corecte
în contabilitate a
operaţiunilor efectuate şi controlul concordanţei dintre contabilitatea
sintetică şi cea analitică, precum şi principalul instrument pe baza
căruia se
întocmesc raportările contabile stabilite potrivit legii. Balanţa
de verificare a conturilor sintetice,
precum şi balanţele de verificare ale conturilor analitice se
întocmesc cel
puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar sau la
termenele de întocmire
a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele
normative în
vigoare şi ori de câte ori se consideră necesar. 28.
În cadrul
formei de înregistrare "maestru-şah", principalele registre şi
formulare care se utilizează sunt: -
Registrul-jurnal (cod 14-1-1); -
Registrul-inventar (cod 14-1-2); -
Cartea
mare (şah - cod 14-1-3/a); -
Balanţa
de verificare. Registrul-jurnal
(cod 14-1-1) se utilizează
pentru înregistrarea cronologică a tuturor operaţiunilor
economico-financiare
consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul
formei de
înregistrare "pe jurnale". În
vederea înregistrării în Registrul-jurnal,
documentele justificative sunt supuse prelucrării contabile (sortare pe
feluri
de operaţiuni, verificare, evaluare, contare). Dacă pentru acelaşi fel
de
operaţiuni există mai multe documente justificative, acestea se
totalizează cu
ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul,
fie pentru
creditul contului care reflectă asemenea operaţiuni. Pentru
operaţiunile care nu au la bază
documente justificative se întocmeşte Nota de contabilitate (cod
14-6-2A). Cartea
mare (şah - cod 14-1-3/a) este
documentul de sistematizare a înregistrărilor contabile în
conturile sintetice. Înregistrările
în Cartea mare (şah) se fac pe
baza documentelor justificative, a documentelor cumulative şi a notelor
de
contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este
nevoie.
Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare
cont sintetic, este
precedată de înregistrarea în Registrul-jurnal. La
sfârşitul lunii (perioadei), pentru
fiecare cont sintetic din Cartea mare (şah) se stabilesc totaluri ale
rulajului
contului debitor sau creditor şi ale conturilor corespondente. Totalul
sumelor
conturilor corespondente trebuie să fie egale cu rulajul debitor sau
creditor
al contului respectiv. Contabilitatea
analitică se ţine cu ajutorul
formularelor comune (fişa de cont pentru operaţiuni diverse, fişa de
cont
analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor
specifice
folosite în acest scop. Balanţa
de verificare se întocmeşte pe baza
totalurilor preluate din Cartea mare (şah), respectiv din fişele
deschise
distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru
verificarea înregistrărilor în
contabilitatea analitică se pot întocmi balanţe de verificare
analitice. La
instituţiile publice, balanţele de verificare sintetice se
întocmesc lunar, iar
balanţele de verificare analitice, cel mai târziu la
sfârşitul trimestrului
pentru care se întocmesc situaţiile financiare. 29.
În cazul
utilizării formei de înregistrare combinată "maestru-şah cu
jurnale",
pe lângă fomularele menţionate la forma de înregistrare
"maestru-şah"
se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de
înregistrare "pe
jurnale". În
Cartea mare (şah), pentru fiecare cont
sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu
atât în coloana
destinată rulajului debitor sau creditor, cât şi în
coloanele conturilor
corespondente. La
instituţiile publice şi persoanele
juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de
înregistrare în
contabilitate "maestru-şah simplificat". În acest caz,
contabilitatea
sintetică se ţine pe fişe de cont pentru operaţiuni diverse (cod
14-6-22 şi
14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare
(şah), iar
contabilitatea analitică se ţine pe fişele menţionate la forma de
înregistrare
"maestru-şah". D.
Metodele
de conducere a contabilităţii analitice a bunurilor 30.
Contabilitatea analitică a bunurilor se poate ţine pe baza uneia dintre
următoarele metode: operativ-contabilă, cantitativ-valorică,
global-valorică. Metoda
operativ-contabilă se poate aplica
pentru contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor
consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor
finite, produselor reziduale, mărfurilor şi ambalajelor. Metoda
cantitativ-valorică se poate folosi pentru
contabilitatea analitică a materiilor prime, materialelor consumabile,
materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor,
produselor
finite, produselor reziduale, mărfurilor, animalelor şi ambalajelor. Metoda
global-valorică se poate utiliza
pentru contabilitatea analitică a mărfurilor şi ambalajelor din
unităţile de
desfacere cu amănuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor,
materialelor
folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar,
echipamentelor de protecţie în folosinţă, precum şi a altor
categorii de
bunuri. 31.
Metoda
operativ-contabilă constă în ţinerea, în cadrul fiecărei
gestiuni, a evidenţei
cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fişelor de magazie.
În
contabilitate, această metodă constă în ţinerea evidenţei
valorice pe conturi
de materiale, desfăşurate valoric pe gestiuni, iar în cadrul
gestiunilor, pe
grupe sau subgrupe de materiale, după caz. Controlul
exactităţii înregistrărilor din
evidenţa gestiunilor şi din contabilitate se asigură prin evaluarea
stocurilor
cantitative, transcrise din fişele de magazie în registrul
stocurilor. În
metoda operativ-contabilă se pot folosi
următoarele formulare comune pe economie: -
Fişă de
magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz); -
Fişă de
cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22); -
Registrul stocurilor (cod 14-3-11 şi 14-3-11/a). Fişele
de magazie servesc pentru evidenţa
cantitativă, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar în
contabilitate, pentru controlul operaţiunilor înregistrate de
gestionar sau
persoana desemnată, pentru preluarea în registrul stocurilor a
cantităţilor
aflate în stoc, precum şi pentru calculul valorii bunurilor
existente în stoc
la sfârşitul lunii (perioadei), în scopul confruntării cu
datele din
contabilitatea sintetică. La
gestiune, fişele de magazie se ţin în
ordinea în care sunt înscrise materialele în
registrul stocurilor. În aceste
fişe cantităţile se înregistrează zilnic de gestionar sau
persoana desemnată,
pe baza documentelor de intrare (factură, aviz de însoţire a
mărfii, notă de
recepţie şi constatare de diferenţe etc.) şi a documentelor de ieşire
(bon de
consum, fişă limită de consum, aviz de însoţire a mărfii,
factură, bon de
transfer etc.), poziţie cu poziţie. De asemenea, în fişele de
magazie se
înscriu plusurile de la inventar pe coloana "Intrări" şi
minusurile
de la inventar pe coloana "Ieşiri". Erorile
constatate în evidenţa gestiunilor se
corectează în prezenţa persoanei care răspunde de
înregistrările efectuate în
fişele de magazie, iar abaterile de la regulile de întocmire şi
utilizare a
documentelor se aduc la cunoştinţa conducătorului compartimentului
financiar-contabil sau a persoanei desemnate să conducă contabilitatea,
după
caz, pentru stabilirea măsurilor care se impun. Semnătura
persoanei desemnate pentru evidenţa
stocurilor în fişele de magazie constituie dovada verificării
înregistrărilor
efectuate şi preluării documentelor de intrare şi de ieşire a
materialelor. În
contabilitate, documentele privind
mişcarea stocurilor se grupează pe gestiuni, surse de aprovizionare (de
la
furnizori, din prelucrare la terţi, consum intern etc.) şi, în
cadrul acestora,
pe conturi de materiale şi gestiuni, iar în cadrul gestiunilor,
pe grupe sau
subgrupe de materiale, după caz. Intrările
sau ieşirile de bunuri de natura
stocurilor se înregistrează în contabilitatea sintetică şi
analitică, fie
direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaţii
întocmite
zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea
datelor din
documentele privind mişcarea stocurilor. Verificarea
înregistrărilor efectuate în
conturile de stocuri şi fişele de magazie se face cu ajutorul
Registrului
stocurilor (cod 14-3-11 şi 14-3-11/a). În acest scop, în
Registrul stocurilor,
la sfârşitul fiecărei luni (perioade), se înscriu pe feluri
de stocuri, grupate
pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile
cantitative
din fişele de magazie, se calculează valoarea cantităţilor aflate
în stoc pe
baza preţurilor de înregistrare şi se totalizează valoarea
acestora pe pagini
ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri,
conturi
şi magazii (depozite). În
cazul în care se constată că există
frecvente diferenţe între soldurile conturilor de stocuri din
Registrul
stocurilor şi cele din contabilitate, provenind din înregistrarea
operaţiunilor, evaluarea cantităţilor de stocuri din documentele de
intrare şi
de ieşire, prelucrarea acestora etc., diferenţele respective pot fi
localizate
printr-o nouă centralizare a intrărilor şi ieşirilor valorice de
materiale, pe
grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obţinute se confruntă cu
datele
din Registrul stocurilor. 32.
Pentru
produse finite şi produse reziduale, metoda operativ-contabilă se
aplică în
acelaşi mod ca şi pentru stocuri de materii prime şi materiale
consumabile. În
acest caz, evidenţa cantitativă pe feluri de produse se ţine la magazie
(depozit) cu ajutorul fişelor de magazie, iar evidenţa valorică se ţine
în
contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfăşurat
în analitic
pe gestiuni, în care înregistrările se fac pe baza datelor
obţinute prin
centralizarea zilnică a documentelor de mişcare a produselor respective. Verificarea
înregistrărilor la sfârşitul
lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului
stocurilor în
care se stabilesc soldurile pe feluri de produse şi pe total cont, prin
transcrierea cantităţilor în stoc din fişele de magazie şi
evaluarea acestora
pe baza preţurilor de înregistrare. 33.
Metoda
cantitativ-valorică pentru materii prime, materiale consumabile,
materiale de
natura obiectelor de inventar în depozit, semifabricate, produse
finite,
produse reziduale, mărfuri, animale şi ambalaje constă în ţinerea
evidenţei
cantitative pe feluri de stocuri în cadrul fiecărei gestiuni, iar
în contabilitate
a celei cantitativ-valorice. Conturile sintetice care reflectă
stocurile de
valori materiale se desfăşoară în analitic pe gestiuni.
Verificarea exactităţii
înregistrărilor din evidenţa de la locurile de depozitare şi din
contabilitate
se efectuează prin punctajul periodic dintre cantităţile operate
în fişele de
magazie şi cele din fişele de cont analitic din contabilitate. În
metoda cantitativ-valorică se pot folosi
următoarele formulare: -
Fişă de
magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a, după caz); -
Fişă de
cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi 14-6-22/a); -
Balanţa
analitică a stocurilor (cod 14-6-30/c). Evidenţa
cantitativă a materialelor se ţine
la gestiune cu ajutorul fişelor de magazie, care se ţin în
ordinea fişelor de
cont analitic din contabilitate. În fişele de magazie,
înregistrările se fac
zilnic, de către gestionar sau de către persoana desemnată, pe baza
documentelor de intrare şi de ieşire a materialelor. După
înregistrare,
documentele respective se predau la contabilitate pe bază de borderou.
În
contabilitate, documentele se înregistrează în fişele de
cont analitic pentru
valori materiale şi se stabilesc stocurile şi soldurile, după ce
în prealabil
s-a verificat modul de emitere şi completare a documentelor privind
mişcarea
materialelor. De asemenea, pe baza aceloraşi documente, se
întocmesc situaţiile
centralizatoare privind intrările şi ieşirile de materiale, pentru
înregistrare
în contabilitatea sintetică. Controlul
înregistrărilor din conturile
sintetice şi cele analitice ale stocurilor se asigură cu ajutorul
balanţei de
verificare analitice, întocmită separat pentru fiecare cont de
stoc. În
vederea întocmirii balanţei de verificare
este necesar să se efectueze controlul asupra concordanţei stocurilor
scriptice
din fişele de magazie cu cele din fişele de cont analitic pentru valori
materiale. În
cazul instituţiilor publice cu mai multe
gestiuni distincte, precum şi în cazul instituţiilor care au
subunităţi cu una
sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de
contabilitate,
contabilitatea analitică a stocurilor se poate asigura, în cadrul
compartimentului financiar-contabil al instituţiei al cărei conducător
are
calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fişei de evidenţă a
materialelor
şi a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de
folosinţă (cod
14-3-9). 34.
Metoda
cantitativ-valorică pentru evidenţa analitică a produselor finite şi
produselor
reziduale se aplică în acelaşi mod ca şi pentru celelalte
stocuri, cu
următoarele particularităţi: -
atât
intrările, cât şi ieşirile valorice pot fi înregistrate
în fişele de cont
analitic pentru stocuri numai lunar, prin înmulţirea cantităţilor
totale de
produse finite şi produse reziduale cu preţurile unitare respective,
fără a mai
fi necesară evaluarea cantităţilor de produse în documente; -
pentru
controlul înregistrărilor din contabilitatea sintetică şi cea
analitică a
produselor finite, în locul balanţei de verificare se poate
folosi Registrul
stocurilor. 35.
Metoda
global-valorică se aplică pentru evidenţa mărfurilor şi ambalajelor
aflate în
unităţile de desfacere cu amănuntul (magazine, restaurante, bufete
etc.),
folosindu-se formularul comun "Fişa de cont pentru operaţiuni
diverse" (cod 14-6-22) şi raportul de gestiune, după caz. Potrivit
acestei metode, contabilitatea
analitică a mărfurilor şi ambalajelor se ţine global-valoric,
atât la gestiune,
cât şi în contabilitate, iar verificarea concordanţei
înregistrărilor din
evidenţa gestiunii şi din contabilitate se efectuează numai valoric, la
perioade stabilite de unitate. Raportul
de gestiune se completează pe baza
documentelor de intrare şi de ieşire a mărfurilor şi ambalajelor şi de
depunere
a numerarului din vânzare, iar în fişele valorice (ţinute
pe gestiuni în cadrul
conturilor de mărfuri şi ambalaje din contabilitate)
înregistrările se fac pe
baza aceloraşi documente. Soldurile
valorice ale mărfurilor şi
ambalajelor aflate în gestiune se verifică pe baza raportului de
gestiune
predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, după caz. 36.
Metoda
global-valorică se foloseşte, de asemenea, pentru evidenţa rechizitelor
de
birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalării, precum şi la
alte
categorii de bunuri. În acest caz, evidenţa cantitativă se poate
ţine pe feluri
de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de
gestionare, cu ajutorul fişelor de magazie (cod 14-3-8 şi 14-3-8/a),
care se
completează de gestionar sau de către persoana desemnată. Evidenţa
valorică a mişcărilor se ţine în
contabilitate, pe gestiuni, în cadrul contului de materiale
consumabile, cu
ajutorul fişelor de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi
14-6-22/a).
Înregistrările în fişele de magazie se fac pe baza
documentelor de intrare şi
de ieşire a materialelor consumabile respective şi se preiau de către
contabilitatea stocurilor, în prealabil făcându-se
verificarea înregistrărilor
din fişele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele
respective se
asigură înregistrarea acestora atât în fişele
valorice pe gestiuni, cât şi în
conturile sintetice de stocuri. 37.
Pentru
materialele de natura obiectelor de inventar în folosinţă se ţine
numai
evidenţa cantitativă cu ajutorul formularului Fişa de evidenţă a
materialelor
de natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9). În
contabilitate, evidenţa valorică se ţine
cu ajutorul Fişei de cont pentru operaţiuni diverse (cod 14-6-22 şi
14-6-22/a),
pe secţii (locuri de muncă, unităţi etc.), în care
înregistrările se fac
valoric în funcţie de intrări şi ieşiri (scoateri din uz). În
situaţia returnării obiectului de inventar
uzat, operaţiunea înregistrată în Fişa de evidenţă a
materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9) nu presupune
înregistrarea
unei intrări în evidenţa magaziei (depozitului). Datele din
procesele-verbale
pentru scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe/de declasare a unor
bunuri
materiale (obiecte de inventar) se confruntă cu datele privind
restituirile de
obiecte de inventar uzate, consemnate în Fişa de evidenţă a
materialelor de
natura obiectelor de inventar în folosinţă (cod 14-3-9). Controlul
exactităţii înregistrărilor se
efectuează la perioadele stabilite de unitate şi cu ocazia
inventarierilor,
evaluându-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere
(cod 14-3-12,
14-3-12/a şi 14-3-12/b) şi confruntându-se soldul astfel obţinut
cu soldul
conturilor respective din contabilitate. 38.
Contabilitatea analitică a SDV-urilor speciale şi AMC-urilor se ţine la
gestiunea de SDV-uri şi AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau
comenzile pentru
care sunt destinate, cu ajutorul Fişei de magazie (cod 14-3-8 şi
14-3-8/a), iar
în contabilitate, global-valoric, la nivel de produs. 39.
Contabilitatea stocurilor se ţine cantitativ şi valoric sau numai
valoric prin
folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent. 40.
Entităţile care utilizează metoda inventarului intermitent efectuează
inventarierea faptică a stocurilor în cursul perioadei, anual,
trimestrial sau
lunar, după caz, dar nu mai târziu de finele perioadei de
raportare pentru care
are de determinat obligaţii fiscale. Metoda
inventarului intermitent constă în
faptul că intrările de stocuri nu se înregistrează prin conturile
de stocuri,
respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli,
respectiv
conturile din clasa 6. Stabilirea
ieşirilor de stocuri în cursul
perioadei are la bază inventarierea faptică a stocurilor la
sfârşitul
perioadei. Ieşirile de stocuri se determină ca diferenţă între
valoarea
stocurilor iniţiale, la care se adaugă valoarea intrărilor, şi valoarea
stocurilor la sfârşitul perioadei stabilite pe baza inventarului,
respectându-se relaţia E = Si + I - Sf, unde:
E - ieşiri; I - intrări; Si
- stoc iniţial; Sf - stoc final. La
începutul exerciţiului, respectiv al
perioadei, după caz, se anulează stocul existent ca o ieşire de stoc
prin
înregistrarea acestuia în clase de cheltuieli privind
materiile prime,
materialele etc. articol
contabil 6xx = 3xx. La
sfârşitul perioadei stocurile determinate
în baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost
consumate în
procesul de producţie sau vândute, după caz, se
înregistrează ca o intrare de
stoc articol
contabil 3xx = 6xx. Inventarierea
stocurilor la sfârşitul
perioadei se face în conformitate cu normele metodologice emise
de Ministerul
Economiei şi Finanţelor privind organizarea şi efectuarea inventarierii
elementelor de activ şi pasiv. În
condiţiile în care comisiile de
inventariere nu constată existenţa de stocuri faptice, vor menţiona
acest fapt
în procesul-verbal al comisiei de inventariere. La
locul de depozitare sau de utilizare în
procesul de producţie a stocurilor se ţine o evidenţă tehnică operativă
a
stocurilor pe bază de fişă de magazie sau alte documente stabilite de
unitate,
în conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea
acesteia. Ieşirile
de stocuri aferente unei perioade,
înregistrate în contabilitatea financiară, vor fi corelate
cu cheltuielile
evidenţiate în contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse
etc., după caz,
în funcţie de consumurile tehnologice normate. Inventarul
intermitent nu se utilizează în
comerţul cu amănuntul în situaţia în care se aplică metoda
global-valorică. Perioada
la care se efectuează inventarierea
faptică a stocurilor se alege astfel încât să poată fi
stabilite corect
obligaţiile legale (contabile, fiscale etc). E.
Reconstituirea
documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse 41.
Pentru a
putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile
economico-financiare
trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau
reconstituite
potrivit prezentelor norme metodologice. Pentru
acele situaţii în care prin alte
reglementări speciale se prevede că formularul original trebuie să fie
păstrat
la altă unitate, atunci la înregistrarea în contabilitate
este folosită copia
documentului respectiv. 42.
Orice
persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor
documente
justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă,
în scris, în
termen de 24 de ore de la constatare, conducătorului unităţii
(administratorului unităţii, ordonatorului de credite sau altei
persoane care
are obligaţia gestionării unităţii respective). În
termen de cel mult 3 zile de la primirea
comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un
proces-verbal, care să
cuprindă: -
datele
de identificare a documentului dispărut; -
numele
şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului; -
data şi
împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului
respectiv. Procesul-verbal
se semnează de către: -
conducătorul unităţii; -
conducătorul compartimentului financiar-contabil al unităţii sau
persoana
împuternicită să îndeplinească această funcţie; -
persoana
responsabilă cu păstrarea documentului; şi -
şeful
ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentului, după caz. Când
dispariţia documentelor se datorează
însuşi conducătorului unităţii, măsurile prevăzute de prezentele
norme
metodologice se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de
administraţie,
după caz. În
condiţiile în care documentul pierdut a
fost întocmit de către unitate într-un singur exemplar,
reconstituirea acestuia
se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit
documentul
original, menţionându-se în antetul documentului că este
reconstituit, şi stă
la baza înregistrărilor în contabilitate. 43.
Ori de
câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor
constituie
infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire
penală. 44.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de
reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul
de reconstituire trebuie să conţină
toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi
reconstituirea
documentului dispărut, şi anume: -
sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului; -
procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; -
dovada
sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării
disciplinare a
persoanei vinovate, după caz; -
dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea
documentului; - o
copie
a documentului reconstituit. 45.
În cazul
în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate,
reconstituirea se va
face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul
existent
la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite
unităţii
solicitante, în termen de cel mult 10 zile de la primirea
cererii, documentul
reconstituit. 46.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil
menţiunea
"DUPLICAT", cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza
căreia s-a făcut reconstituirea. Documentele
reconstituite conform prezentelor
norme metodologice constituie baza legală pentru efectuarea
înregistrărilor în
contabilitate. Nu
se pot reconstitui documentele de
cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.)
pierdute,
sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în
contabilitate. În acest
caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor
suportă
paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele
respective recuperându-se
potrivit prevederilor legale. 47.
În cazul
pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al
facturii,
emitentul trebuie să emită un duplicat al facturii pierdute, sustrase
sau
distruse. Duplicatul
poate fi: - o
factură nouă, care să cuprindă aceleaşi date ca şi factura iniţială, şi
pe care
să se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura
iniţială; sau - o
fotocopie a facturii iniţiale, pe care să se aplice ştampila societăţii
şi să
se menţioneze că este duplicat şi că înlocuieşte factura iniţială. 48.
Pentru
pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor se
stabilesc răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli
ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Găsirea
ulterioară a documentelor originale,
care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a
sancţiunilor
aplicate, în condiţiile legii. În
cazul găsirii ulterioare a originalului,
documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se
păstrează
împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire. 49.
Conducătorii unităţilor vor lua măsuri pentru asigurarea
înregistrării şi
evidenţei curente a tuturor lucrărilor întocmite, primite sau
expediate,
stabilirea şi evidenţa responsabililor de păstrarea acestora, evidenţa
tuturor
reconstituirilor de documente, precum şi pentru păstrarea dosarelor de
reconstituire, pe toată durata de păstrare a documentului reconstituit. F.
Arhivarea şi păstrarea registrelor şi a documentelor financiar-contabile 50.
Persoanele prevăzute la Păstrarea
registrelor şi a documentelor
justificative şi contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile
secundare, după caz. Registrele
şi documentele justificative şi
contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de
servicii, cu
titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun
de condiţii
corespunzătoare. Şi în acest caz, răspunderea privind arhivarea
documentelor
financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite
sau
altei persoane care are obligaţia gestionării unităţii beneficiare. Unitatea
care a încredinţat documentele spre
arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înştiinţa organul
fiscal
teritorial de care aparţine despre această situaţie. Cu
ocazia controalelor efectuate de organele
abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la
domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele
de control ale Ministerului
Economiei şi Finanţelor pot interzice arhivarea registrelor, a
documentelor
justificative şi contabile şi în alte locaţii decât la
domiciliul fiscal sau la
sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt păstrate
corespunzător. 51.
Termenul
de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de
păstrare a
registrelor şi a documentelor justificative şi contabile este de 10 ani
cu
începere de la data încheierii exerciţiului financiar
în cursul căruia au fost
întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 52, 53 şi 54. 52.
Facturile
aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau
la baza
determinării taxei pe valoarea adăugată deductibile pentru persoanele
impozabile cu regim mixt şi persoanele parţial impozabile în
conformitate cu
prevederile Codului fiscal, se vor păstra conform termenului prevăzut
la 53.
Documentele prevăzute în anexa nr. 4 se pot păstra pe o perioadă
de numai 5 ani
dacă necesităţile proprii ale unităţii nu impun păstrarea acestora pe o
perioadă de timp mai mare. 54.
Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu
durată
de viaţă mai mare de 10 ani se păstrează, de regulă, pe o perioadă de
timp mai
mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. 55.
În caz de
încetare a activităţii persoanelor prevăzute la 56.
Arhivarea
documentelor justificative şi contabile se face în conformitate
cu prevederile
legale şi cu următoarele reguli generale: -
documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi
parafate; -
gruparea
documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în
cadrul fiecărui
exerciţiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii
sau al
lichidării societăţii, documentele aferente acestei perioade se
arhivează
separat; -
dosarele
conţinând documente justificative şi contabile se păstrează
în spaţii amenajate
în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii
sau sustragerii,
dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; -
evidenţa
documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă,
potrivit
legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate
în arhivă,
precum şi mişcarea acestora în decursul timpului. 57.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare
a
expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului
sau a
ordonatorului de credite, după caz. În această situaţie se
întocmeşte un
proces-verbal şi se consemnează scăderea documentelor eliminate din
Registrul
de evidenţă al arhivei. G.
Criteriile minimale privind programele informatice utilizate în
activitatea
financiară şi contabilă 58.
Sistemul
informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unităţi
trebuie
să asigure prelucrarea datelor înregistrate în
contabilitate în conformitate cu
reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe
suporturi tehnice. La
elaborarea şi adaptarea programelor
informatice vor fi avute în vedere următoarele: a)
cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementărilor
în vigoare şi a
posibilităţii de actualizare a acestor proceduri, în funcţie de
modificările
intervenite în legislaţie; b)
cunoaşterea adecvată a funcţiilor sistemului de prelucrare automată a
datelor
de către personalul implicat şi respectarea acestora; c)
gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecţiei lor
împotriva
accesului neautorizat, realizarea confidenţialităţii datelor din
sistemul
informatic; d)
stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare,
intermediare
sau de ieşire; e)
soluţionarea eventualelor erori care pot să apară în funcţionarea
sistemului
informatic; f)
verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcţionare a
procedurilor de
prelucrare prevăzute de sistemul informatic; g)
verificarea totală sau prin sondaj a operaţiunilor economico-financiare
înregistrate în contabilitate, astfel încât
acestea să fie efectuate în
concordanţă strictă cu prevederile actelor normative care le
reglementează; h)
verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. 59.
Sistemele
informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul
financiar-contabil trebuie
să răspundă la următoarele criterii considerate minimale: a)
să
asigure concordanţa strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu
prevederile actelor normative care le reglementează; b)
să
precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în
condiţii de
siguranţă; c)
fiecare
dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească
în conţinutul unui
document, la care să poată avea acces atât beneficiarii,
cât şi organele de
control; d)
să
asigure listele operaţiunilor efectuate în contabilitate pe bază
de documente
justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică,
interzicându-se
inserări, intercalări, precum şi orice eliminări sau adăugări
ulterioare; e)
să
asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor
obţinute anterior; f)
să
asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte
prevederile g)
să
precizeze procedurile şi suportul magnetic extern de arhivare a
produselor-program, a datelor introduse, a situaţiilor financiare sau a
altor
documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor
arhivate; h)
să nu
permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă
închisă; i)
să
asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor
contabile: -
data
efectuării înregistrării contabile a operaţiunii; -
jurnalul
de origine în care se regăsesc înregistrările contabile; -
numărul
documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j)
să
asigure confidenţialitatea şi protecţia informaţiilor şi a programelor
prin
parole, cod de identificare pentru accesul la informaţii, copii de
siguranţă
pentru programe şi informaţii; k)
să
asigure listări clare, inteligibile şi complete, care să conţină
următoarele
elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după
caz: -
tipul
documentului sau al situaţiei; -
denumirea unităţii; -
perioada
la care se referă informaţia; -
datarea
listărilor; -
paginarea cronologică; -
precizarea programului informatic şi a versiunii utilizate; l)
să
asigure listarea ansamblului de situaţii financiare şi documente de
sinteză
necesare conducerii operative a unităţii; m)
să
asigure respectarea conţinutului de informaţii prevăzut pentru
formulare; n)
să
permită, în orice moment, reconstituirea conţinutului conturilor,
listelor şi
informaţiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să
fie
rezultatul unei liste de înregistrări şi al unui sold anterior al
acelui cont;
fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de
identificare a datelor
supuse prelucrării; o)
să nu
permită: -
deschiderea a două conturi cu acelaşi simbol; -
modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost
înregistrate date în
acel cont; -
suprimarea unui cont în cursul exerciţiului financiar curent sau
aferent
exerciţiului financiar precedent, dacă acesta conţine
înregistrări sau sold; -
editarea
a două sau a mai multor documente de acelaşi tip, cu acelaşi număr şi
conţinut
diferit de informaţii; p)
să
permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe
parcursul a cel puţin
2 ani (exerciţii financiare), în mod automat sau manual; r)
să
prevadă în documentaţia produsului informatic modul de organizare
şi tipul
sistemului de prelucrare: -
monopost
sau multipost; -
monosocietate sau multisocietate; -
reţea de
calculatoare; -
portabilitatea fişierelor de date; s)
să
precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: -
preluări
pe loturi cu control ulterior; -
preluări
în timp real cu efectuarea controlului imediat; -
combinarea celor două tipuri; t)
să
permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru
operaţiunile
contabile; u)
să
posede documentaţia tehnică de utilizare a programelor informatice
necesară
exploatării optime a acestora; v)
să
respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea
datelor şi
fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor. 60.
Elaboratorii de programe informatice au obligaţia de a prevedea, prin
contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind
întreţinerea
şi adaptarea produselor livrate, precum şi clauze privind eliminarea
posibilităţilor de modificare a procedurilor de prelucrare automată a
datelor
de către utilizatori. Unităţile
de informatică sau persoanele care
efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare
automată a
datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informaţiilor
din
documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea şi realitatea
datelor pe
care le transmit pentru prelucrare. 61.
Utilizatorul trebuie: -
să se
asigure de perenitatea documentaţiei, a diferitelor versiuni ale
produsului-program; -
să
organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare
astfel
încât informaţiile să poată fi reprocesate; -
să
deţină la sediul său, pe perioadă neprescrisă, manualul de utilizare
complet şi
actualizat al fiecărui produs-program utilizat. 62. Pe
perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor,
modificărilor,
corecturilor şi schimbărilor de sistem informatic, produse-program şi
sistem de
calcul. Dacă
unitatea, în cursul acestei perioade, a
schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie
să se
efectueze o reconciliere între datele arhivate şi versiunile noi
ale
produselor-program şi ale echipamentelor de calcul. Arhivele
pe suport magnetic trebuie
"împrospătate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor. 63.
Responsabilităţile ce revin personalului unităţii cu privire la
utilizarea
sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc
prin
regulamente interne. H.
Condiţiile în care se pot întocmi, edita şi arhiva
electronic documentele
financiar-contabile 64.
Din punct
de vedere al bazei de date trebuie să existe posibilitatea
reconstituirii în
orice moment a conţinutului documentelor financiar-contabile. 65.
Documentele financiar-contabile, care se arhivează pe suport WORM
(Write Once
Read Many), trebuie să fie semnate de persoana care le
întocmeşte, în
conformitate cu prevederile 66.
Trebuie
să existe un plan de securitate al sistemului informatic,
cuprinzând măsurile
tehnice şi organizatorice care să asigure următoarele cerinţe minimale: a)
confidenţialitatea şi integritatea comunicaţiilor; b)
confidenţialitatea şi nonrepudierea tranzacţiilor; c)
confidenţialitatea şi integritatea datelor; d)
restricţionarea, detectarea şi monitorizarea accesului în sistem; e)
restaurarea informaţiilor gestionate de sistem în cazul unor
calamităţi
naturale, evenimente imprevizibile, prin: -
arhivarea datelor utilizând tehnologia WORM, care să permită
inscripţionarea o
singură dată şi accesarea ori de câte ori este nevoie a
informaţiilor stocate; -
înregistrarea datelor din documentele financiar-contabile
în timp real, în alt
sistem de calcul, cu aceleaşi caracteristici, care să fie amplasat
într-o altă
locaţie. 67.
Trebuie
să se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile
solicitate de
organele de control. Anexa
2 - Normele
specifice de întocmire şi utilizare a documentelor
financiar-contabile Nomenclatorul
documentelor
financiar-contabile
Grupa
I-a – Registrele de contabilitate. Registrul-jurnal
(Cod 14-1-1) 1.
Serveşte ca document contabil
obligatoriu de înregistrare cronologică şi sistematică a
modificării
elementelor de activ şi de pasiv ale unităţii. 2. Se
întocmeşte de către
persoanele prevăzute la Numerotarea
filelor registrelor se va face în
ordine crescătoare, iar volumele se vor numerota în ordinea
completării lor. Se
întocmeşte lunar, prin înregistrarea cronologică
a documentelor în care se reflectă mişcarea elementelor de activ
şi de pasiv
ale unităţii. În
cazul în care unitatea foloseşte jurnale
auxiliare, totalul lunar al fiecăruia se poate trece în
registrul-jurnal. Registrul-jurnal
se editează la cererea organelor
de control sau în funcţie de necesităţile unităţii. În
cazul în care o unitate are subunităţi
dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la balanţa
de verificare,
registrul-jurnal se poate conduce de către subunităţi, cu condiţia
înregistrării
acestuia la nivelul subunităţii. În
coloana 1 se înscrie numărul curent al
operaţiunilor înregistrate începând de la 1 ianuarie,
sau de la începutul
activităţii, până la 31 decembrie, sau încetarea
activităţii. În
coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua)
când se efectuează înregistrarea în registru. În
coloana 3 se trece felul documentului
(factura, chitanţa, jurnalul privind operaţiunile de casă şi bancă,
jurnalul
decontărilor cu furnizorii etc.), precum şi numărul şi data acestuia. În
coloana 4 se trece felul operaţiunii,
dându-se explicaţiile în legătură cu operaţiunea
respectivă. Această coloană se
completează numai atunci cand este cazul. În
coloanele 5 şi 6 se trece simbolul
conturilor debitoare şi, respectiv, creditoare. În
coloanele 7 şi 8 se trec sumele totale,
debitoare şi creditoare din documentul respectiv (bon, factură, jurnal
auxiliar, notă de contabilitate etc.). Lunar
se totalizează sumele debitoare şi
sumele creditoare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. În
condiţiile conducerii contabilităţii cu
ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor,
fiecare
operaţiune economico-financiară se va înregistra prin articole
contabile, în
mod cronologic, după data de întocmire sau de intrare a
documentelor în
unitate. Registrul-jurnal
de încasări şi plăţi (cod
14-1-1/b) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare a încasărilor şi plăţilor; -
document
de stabilire a situaţiei financiare a contribuabilului care conduce
evidenţa
contabilă în partidă simplă; -
probă în
litigii. 2. Se
întocmeşte într-un singur
exemplar de către contribuabili, făcându-se înregistrarea
operaţiunilor
efectuate pe baza documentelor justificative, distinct, pe fiecare
operaţiune,
fără a se lăsa rânduri libere, după ce a fost numerotat, şnuruit,
parafat şi
înregistrat la organul fiscal teritorial. Pentru
fiecare asociaţie fără personalitate
juridică se va întocmi câte un registru-jurnal de
încasări şi plăţi. În
Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se
înregistrează nu numai operaţiunile în numerar, ci şi cele
efectuate prin
contul curent de la bancă. Contribuabilii
plătitori de taxă pe valoarea
adăugată vor înregistra sumele încasate sau plătite,
exclusiv taxa pe valoarea
adăugată. Operaţiunile
înregistrate în Registrul-jurnal
de încasări şi plăţi se totalizează anual. Numerotarea
filelor se va face în ordine
crescătoare, iar după completarea integrală se deschide un nou registru
înregistrat şi parafat, care va fi numerotat în ordine
crescătoare. Acest
registru se parafează de către organul
fiscal teritorial la începerea şi la încetarea activităţii. În
condiţiile conducerii evidenţei contabile
în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, fiecare
operaţiune
economico-financiară se va înregistra în ordine
cronologică, în funcţie de data
de întocmire sau de intrare a documentelor. În această
situaţie
Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează lunar, iar
paginile vor fi
numerotate pe măsura editării lor. Registrul-jurnal
de încasări şi plăţi parafat
şi înregistrat la organul fiscal teritorial va fi completat
lunar, prin
preluarea totalului sumelor din Registrul-jurnal de încasări şi
plăţi obţinut
cu ajutorul tehnicii de calcul. Practicienii
în insolvenţă, persoane fizice
sau juridice, care îşi desfăşoară activitatea în
conformitate cu prevederile 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la
baza întocmirii
lui. Registrul-inventar
(Cod 14-1-2) 1.
Serveşte ca document contabil
obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii
elementelor de activ
şi de pasiv. 2. Se
întocmeşte de către
persoanele prevăzute la Se completează la începutul
activităţii, la
sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării
activităţii, fără
ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în
listele de
inventariere şi respectiv în procesele-verbale de inventariere a
elementelor de
activ şi de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de
conturi, după
caz. Registrul-inventar
se completează pe baza
inventarierii faptice a elementelor de activ şi de pasiv grupate după
natura
lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care
inventarierea are loc pe
parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se
actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între
data
inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele
actualizate
fiind apoi cuprinse în registrul-inventar. Operaţiunea de
actualizare a datelor
rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la
sfârşitul exerciţiului
financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de activ şi de
pasiv. Creanţele
şi obligaţiile faţă de terţi sunt
supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor
conturilor
analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce,
în funcţie de
necesităţi. În
cazul încetării activităţii,
registrul-inventar se completează cu valoarea elementelor de activ şi
de pasiv
inventariate faptic la acea dată. În
cazul în care o unitate are subunităţi
dispersate teritorial care conduc contabilitatea până la nivel de
balanţă de
verificare, registrul-inventar se poate conduce de către subunităţi,
în
condiţiile înregistrării acestuia în evidenţa subunităţii. În
coloana 1 se înscrie numărul curent al
fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică, de
la deschiderea
acestuia până la epuizarea filelor sau încetarea
activităţii. În
coloana 2 vor fi recapitulate elementele
inventariate, detaliat pe fiecare cont de activ şi de pasiv, conturile
de
valori materiale putând fi defalcate pe gestiuni. În
coloana 3 se înscrie valoarea contabilă a
elementelor inventariate. În
coloana 4 se înscrie valoarea de inventar
a elementelor de activ şi de pasiv, stabilită de membrii comisiei de
inventariere (pe baza listelor de inventariere şi a proceselor-verbale
de
inventariere). În
coloana 5 se trec diferenţele din
evaluare, calculate ca diferenţă între valoarea contabilă şi
valoarea de
inventar. În
coloana 6 se menţionează cauzele
diferenţelor (deprecieri, dezmembrări, dezasortări, calamităţi, terţi
neidentificaţi etc.). 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă a rezultatelor inventarierii. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil, împreună cu documentele justificative care au
stat la baza
întocmirii lui. Registrul
Cartea mare (Cod 14-1-3) 1.
Serveşte: -
la
stabilirea rulajelor lunare şi a soldurilor pe conturi sintetice, la
unităţile
care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; -
la
verificarea înregistrărilor contabile efectuate; -
la
întocmirea balanţei de verificare. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, în cadrul compartimentului financiarcontabil, lunar,
pentru debitul
şi respectiv pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura
înregistrării
operaţiunilor. Se
completează pe baza documentelor
justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi jurnalelor,
după caz,
astfel: -
rulajul
creditor se reportează din jurnalul contului respectiv, într-o
singură sumă,
fără desfăşurarea pe conturi corespondente; -
sumele
cu care a fost debitat contul respectiv în diverse jurnale se
reportează din
acele jurnale, obţinându-se defalcarea rulajului debitor pe
conturi
corespondente; -
soldul
debitor sau creditor al fiecărui cont se stabileşte în funcţie de
rulajele
debitoare şi creditoare ale contului respectiv, ţinându-se seama
de soldul de
la începutul anului (care se înscrie pe rândul
destinat în acest scop). 3. Registrul
Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni
diverse. 4. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 5. Se
arhivează la compartimentul financiar-contabil. Registrul
Cartea mare (Şah - Cod 14-1-3/a) 1.
Serveşte: -
la ţinerea
contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare în
unităţile care
utilizează forma de înregistrare contabilă "maestru-şah"; -
la
întocmirea balanţei de verificare a conturilor sintetice. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, în cadrul compartimentului financiarcontabil, lunar,
separat pentru
debitul şi separat pentru creditul fiecărui cont sintetic, pe măsura
înregistrării operaţiunilor. Se
completează pe baza documentelor
justificative, documentelor cumulative centralizatoare şi a notelor de
contabilitate. La
începutul anului, la deschiderea fişelor,
pe primul rând al coloanei "Suma" se înregistrează soldul
iniţial, pe
baza balanţei conturilor sintetice încheiată la finele anului
precedent. Soldul
înscris în fişă se barează şi apoi se efectuează
înregistrarea operaţiunilor
lunii ianuarie. La
sfârşitul lunii, se adiţionează pe
verticală sumele pe conturi corespondente şi se barează. Totalul
sumelor din
coloanele "Conturi corespondente", adunate pe orizontală, trebuie să
fie egal cu totalul sumelor din coloana "Suma" adunate pe verticală. Cartea
mare (şah) poate fi folosită pentru o
perioadă mai mare (trimestru, semestru, an), dacă numărul operaţiunilor
economico-financiare este prea mare. În acest caz, este necesar
să se
stabilească totalul sumelor separat pentru fiecare lună. În
cazul balanţei cu patru egalităţi, în
Cartea mare (şah), pe lângă rulajele lunare, este necesar să se
stabilească şi
rulajele cumulate de la începutul anului (inclusiv soldurile
iniţiale). 3.
Registrul Cartea mare (şah)
poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse. 4. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 5. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. Grupa
a II-a – Mijloace fixe. Registrul
numerelor de inventar (Cod 14-2-1) 1.
Serveşte ca document de
atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe existente în
unitate, în
vederea identificării lor. 2. Se
întocmeşte de către
compartimentul financiar-contabil prin înregistrarea cronologică
a mijloacelor
fixe intrate în unitate. Se
poate folosi fie câte un registru pentru
fiecare grupă de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe,
în
funcţie de numărul mijloacelor fixe existente şi al celor care urmează
a intra
în unitate. În
scopul asigurării controlului asupra existenţei
mijloacelor fixe, se atribuie fiecărui mijloc fix, care constituie
obiect de
evidenţă, un număr de inventar în momentul intrării în
unitate prin
achiziţionare, construire, confecţionare, transfer etc. (cu excepţia
celor
luate cu chirie), care se consemnează în registrul numerelor de
inventar.
Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circulă prin
schimb
(tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprimă pe acestea. Numerotarea
mijloacelor fixe în cadrul
registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor
şi/sau pe
grupe de mijloace fixe. Numărul
de inventar atribuit unui mijloc fix
urmează să fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul
fix respectiv. Numărul
de inventar atribuit se imprimă
direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o
plăcuţă
ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să
asigure
identificarea mijlocului fix respectiv. Pe
fiecare obiect este obligatoriu să se
imprime şi iniţialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe
respective. Pentru
mijloacele fixe complexe (formate din
mai multe obiecte componente) şi pentru mijloacele fixe a căror
evidenţă se
ţine pe tronsoane (conducte de distribuţie gaz metan, drumuri, linii
electrice
etc.), pe fiecare obiect se indică numărul de inventar atribuit.
În aceste
cazuri, este necesar ca, pe lângă numărul de inventar respectiv,
să se
folosească şi numere suplimentare. Numerele
de inventar ale mijloacelor fixe
transferate altor unităţi sau scoase din funcţiune nu pot fi atribuite
altor
mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere rămân
libere până la
renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeşte un nou
registru al numerelor
de inventar. Mijloacele
fixe închiriate se evidenţiază în
contabilitatea unităţii care le-a luat cu chirie, în conturi
în afara
bilanţului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat
cu
chirie. Principalele
date ale formularului se
completează astfel: -
în
coloana 1 se înscrie numărul de inventar; -
în
coloana 2 se înscrie codul mijlocului fix; -
în
coloana 3 se înscriu, pe scurt, datele strict necesare pentru
identificarea
mijlocului fix; -
în
coloana 4 se înscrie locul unde se află mijlocul fix. În
cazul mişcărilor
frecvente, această coloană se completează cu creionul negru, pentru a
se putea
şterge denumirea locului de folosinţă anterior şi a se înscrie
noul loc unde se
află mijlocul fix; -
coloana
5 se foloseşte în măsura în care sunt necesare şi alte
menţiuni decât cele
făcute în celelalte coloane, ca, de exemplu, menţiuni privind
transferul sau
scoaterea din funcţiune a mijlocului fix, data instituirii gajului şi
beneficiarul acestuia, după caz. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: - denumirea formularului; - denumirea unităţii; - numărul de inventar; codul de
clasificare; denumirea mijlocului fix şi caracteristici tehnice; locul
unde se
află.
Fişa
mijlocului fix (Cod 14-2-2) 1.
Serveşte ca document pentru
evidenţa analitică a mijloacelor fixe. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc
fix sau
pentru mai multe mijloace fixe de acelaşi fel şi de aceeaşi valoare,
care au
aceleaşi cote de amortizare şi sunt puse în funcţiune în
aceeaşi lună. Se
păstrează pe grupe de mijloace fixe, în
ordinea codurilor din clasificarea imobilizărilor corporale conform
legislaţiei
în vigoare, iar în cadrul acestora, fişele mijloacelor fixe
se grupează pe
locuri de folosinţă. Fişele
mijloacelor fixe scoase din funcţiune
sau transferate se evidenţiază separat. Se
completează pe baza documentelor
justificative privind mişcarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii
de
inventar a acestora, ca urmare a completării, îmbunătăţirii,
modernizării sau
reevaluării lor (bon de mişcare a mijloacelor fixe, proces-verbal de
scoatere
din funcţiune etc.). Când
formularul este folosit ca fişă
colectivă, mijloacele fixe se înscriu pe un singur rând,
specificându-se în
prima coloană numerele de inventar atribuite. În acest caz,
valoarea unitară de
inventar se poate înscrie în coloana a treia a formularului. În
coloana "Bucăţi", intrările se
înscriu "în negru", iar ieşirile "în roşu". Înregistrările
în coloanele
"Debit", "Credit" şi "Sold" se fac la valoarea de
inventar a mijloacelor fixe. În
rubrica destinată datelor tehnice de
identificare a mijlocului fix, în afară de datele privind marca,
numărul de
fabricaţie, seria, se înscriu şi părţile componente ale
mijlocului fix. Data
amortizării complete şi cota de
amortizare se înscriu în spaţiile rezervate. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
numărul
de inventar; -
felul,
seria, numărul şi data documentului de provenienţă; -
valoarea
de inventar; -
amortizarea lunară; -
denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice; -
accesorii; -
grupa; -
codul de
clasificare; -
data
dării în folosinţă (anul, luna); -
data
amortizării complete (anul, luna); -
durata
normală de funcţionare; cota de amortizare (%), după caz; Verso, după
caz: -
numărul
de inventar; documentul (felul, numărul, data); operaţiunile care
privesc
mişcarea, creşterea sau diminuarea valorii mijlocului fix; debit;
credit; sold;
date privind gajul instituit asupra mijlocului fix, după caz. Bon
de mişcare a mijloacelor fixe (Cod
14-2-3A) 1.
Serveşte ca: -
document
justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două
locuri de
folosinţă ale unităţii (secţie, serviciu, brigadă, atelier, unităţi
subordonate
etc.); -
document
de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la
secţia sau
subunitatea predătoare la cea primitoare; -
document
justificativ de înregistrare în evidenţa responsabilului cu
mijloacele fixe la
locurile de folosinţă şi în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare de către persoana desemnată de compartimentul care dispune
mişcarea
mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-şef, energetic-şef,
administrativ
etc.). 3.
Circulă: -
la
persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii
(ambele
exemplare); -
la
secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predătoare, pentru
semnare
de predare de către responsabilul cu mijloacele fixe şi pentru semnare
de
primire de către delegatul secţiei, serviciului etc. primitor (ambele
exemplare); -
la
secţia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare
(împreună cu
mijlocul fix), pentru înregistrarea în evidenţă la locul de
folosinţă
(exemplarul 1); -
la
compartimentul financiar-contabil pentru înregistrarea mişcării
mijlocului fix
(exemplarul 1). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
secţia (serviciul, atelierul, subunitatea) predătoare (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
numărul
documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); predător; primitor; -
numărul
curent; denumirea mijlocului fix şi caracteristicile tehnice; numărul
de
inventar; bucăţi; valoarea de inventar; -
subunitatea predătoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele;
semnătura; -
subunitatea primitoare (secţie, atelier etc.); numele şi prenumele;
semnătura; -
aprobat:
data, semnătura. Proces-verbal
de scoatere din funcţiune a
mijloacelor fixe/ de clasare a unor bunuri materiale (Cod 14-2-3/aA) 1.
Serveşte ca: -
document
de constatare a îndeplinirii condiţiilor necesare scoaterii din
funcţiune a
mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de
inventar în folosinţă şi de declasare a altor bunuri materiale
decât mijloacele
fixe, potrivit dispoziţiilor legale; -
document
de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe, de
scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar
în folosinţă
sau de declasare a bunurilor materiale; -
document
de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor
componente şi
materialelor rezultate din scoaterea efectivă din funcţiune a
mijloacelor fixe,
precum şi din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru
declasare; -
document
justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor
(depozitelor) şi în
contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor
de
inventar în folosinţă şi bunuri materiale aflate în
gestiunea unui singur
gestionar, pe baza documentaţiei prevăzute în normele legale
(notă privind
starea tehnică a mijlocului fix propus a fi scos din funcţiune, deviz
estimativ
al reparaţiei capitale, act constatator al avariei, avize, notă
justificativă
privind descrierea degradării bunurilor materiale, specificaţia
bunurilor materiale
propuse pentru declasare etc.). Formularul
se completează astfel: -
capitolele I şi II, de către comisia constituită în acest scop,
după caz, cu
constatările şi concluziile rezultate din analiza documentaţiei primite
şi din
verificarea stării mijloacelor fixe propuse a fi scoase din funcţiune,
scoaterii din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar
în folosinţă
sau a bunurilor materiale propuse pentru declasare, se semnează de
către
membrii comisiei; -
capitolul III, după aprobarea propunerilor şi efectuarea scoaterii din
funcţiune, din uz sau declasării, de către comisia de analiză şi
avizare a
propunerii de declasare a bunurilor materiale sau de delegaţii numiţi
de
conducerea unităţii care semnează pentru realitatea operaţiunilor;
serveşte şi
ca document de predare la magazie (depozit) a ansamblelor,
subansamblelor,
pieselor componente şi materialelor rezultate din scoaterea din
funcţiune a
mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor
de
inventar sau din declasarea bunurilor materiale. Se
menţionează că, în cazul scoaterii din
funcţiune a mijloacelor fixe, numărul de inventar se va trece la cap.
II în
coloana "Denumirea". În situaţia în care capitolul III se
completează
în alte exerciţii financiare, este necesar să se
întrunească o nouă comisie
care să întocmească un nou proces-verbal de scoatere din
funcţiune a
mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale, care să confirme
datele
completate în acest capitol. 3.
Circulă: -
la
persoana autorizată să aprobe scoaterea din funcţiune a mijloacelor
fixe,
scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau
declasarea
bunurilor materiale (ambele exemplare); -
la
secţie (serviciu, subunitate) pentru înregistrarea în
evidenţă la locul de
folosinţă a mijloacelor fixe scoase din funcţiune (ambele exemplare); -
la
magazie (depozitul de materiale), pentru descărcarea gestiunii,
respectiv
înregistrarea în evidenţă a bunurilor materiale declasate
(ambele exemplare); -
la
magazia primitoare, pentru semnare de către gestionar a primirii
în gestiune a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente şi materialelor
rezultate din
scoaterea efectivă din funcţiune a mijloacelor fixe şi materialelor
recuperabile şi refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a
materialelor de
natura obiectelor de inventar în folosinţă sau din declasarea
bunurilor
materiale (ambele exemplare); -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea şi
înregistrarea
operaţiunilor privind scoaterea din funcţiune a mijloacelor fixe,
scoaterea din
uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinţă
sau declasarea
bunurilor materiale (exemplarul 1); -
la
compartimentul care a făcut propunerile de scoatere din funcţiune, din
uz sau
de declasare, pentru înregistrare (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
compartimentul care ţine evidenţa mijloacelor fixe (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea,
numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
aprobat;
data; -
predătorul; -
constatările şi concluziile comisiei; -
mijloacele fixe scoase din funcţiune sau bunurile materiale declasate; -
numărul
curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;
amortizarea
până la scoaterea din funcţiune; -
ansamble, subansamble, piese, componente şi materiale rezultate, după
caz; -
numărul
şi data (ziua, luna, anul) documentului; -
predătorul; -
primitorul; -
numărul
curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea; -
numele,
prenumele şi semnătura membrilor comisiei şi a gestionarului pentru
primire. Proces-verbal
de recepţie (Cod 14-2-5) Proces-verbal
de recepţie provizorie (Cod
14-2-5/a) Proces-verbal
de punere în funcţiune (Cod
14-2-5/b) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare în evidenţa operativă şi în
contabilitate; -
document
de consemnare a stadiului în care se află obiectivul de
investiţii; -
document
de apreciere a calităţii lucrărilor privind obiectivul de investiţii; -
document
de aprobare a recepţiei (cod 14-2-5); -
document
de constatare a îndeplinirii condiţiilor de recepţie provizorie a
obiectivului
de investiţii (cod 14-2-5/a); -
document
de aprobare a recepţiei provizorii a obiectivului de investiţii (cod
14-25/a); -
document
de punere în funcţiune a obiectivului de investiţii (cod
14-2-5/b). 2. Se
întocmeşte în trei
exemplare, la data punerii în funcţiune a mijlocului fix, astfel: -
procesul-verbal de recepţie (cod 14-2-5) se întocmeşte pentru
mijloacele fixe
indepedente care nu necesită montaj şi nici probe tehnologice (utilaje
pentru
intervenţie, unelte, accesorii de producţie, mijloace de transport
auto,
animale etc.), acestea considerându-se puse în funcţiune la
data achiziţionării
lor; -
procesul-verbal de recepţie provizorie (cod 14-2-5/a) se
întocmeşte pentru
utilajele care necesită montaj, dar care nu necesită probe tehnologice,
produse
cu ciclu lung de fabricaţie care depăşesc un exerciţiu bugetar,
realizate pe
faze de fabricaţie, precum şi clădirile şi construcţiile speciale care
nu
deservesc procese tehnologice, acestea considerându-se puse
în funcţiune la
data terminării montajului, respectiv la data terminării construcţiei; -
procesul-verbal de punere în funcţiune (cod 14-2-5/b) se
întocmeşte pentru
utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice,
precum şi
clădirile şi construcţiile speciale care deservesc procese tehnologice,
acestea
considerându-se puse în funcţiune la terminarea probelor
tehnologice. Se
întocmeşte de către secretarul comisiei
numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în
prezenţa membrilor
comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi,
asistenţi
la recepţie. 3.
Circulă: -
la
persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 şi 3); -
la
compartimentul care efectuează operaţiunea de control financiar
preventiv
(exemplarul 2); -
la
compartimentul financiar-contabil pentru verificarea şi
înregistrarea
procesuluiverbal de recepţie (exemplarele 2 şi 3). 4. Se
arhivează: La
furnizor (antreprenor): -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 şi 3). La
beneficiar: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1). Grupa
a III-a – Bunuri de natura stocurilor Notă
de recepţie şi constatare de diferenţe
(Cod 14-3-1A) 1. a)
Serveşte ca: -
document
pentru recepţia bunurilor aprovizionate; -
document
justificativ pentru încărcare în gestiune; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. b)
Se
foloseşte ca document de recepţie obligatoriu numai în cazul: -
bunurilor materiale cuprinse într-o factură sau aviz de
însoţire a mărfii, care
fac parte din gestiuni diferite; -
bunurilor materiale primite spre prelucrare, în custodie sau
în păstrare; -
bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; -
bunurilor materiale care sosesc neînsoţite de documente de
livrare; -
bunurilor materiale care prezintă diferenţe la recepţie; -
mărfurilor intrate în gestiunile la care evidenţa se ţine la preţ
de vânzare. c)
În alte
cazuri decât cele menţionate la lit. b), recepţia şi
încărcarea în gestiune,
după caz, şi înregistrarea în contabilitate se fac pe baza
documentului de
livrare care însoţeşte transportul (factura, avizul de
însoţire a mărfii etc.). 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, la locul de depozitare sau în unitatea cu amănuntul,
după caz, pe
măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care la
recepţie se constată
diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se
întocmeşte în trei
exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În
cazul în care bunurile materiale sosesc în
tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare
tranşă, care se anexează
apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii. Datele
de pe verso formularului se
completează numai atunci când se constată diferenţe la recepţie. 3.
Circulă: -
la
gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor
materiale recepţionate
(toate exemplarele); -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor
privind
reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi
pentru
înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică,
ataşată la documentele
de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii); -
la
unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport
(exemplarul 3),
pentru comunicarea lipsurilor stabilite. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numărul
facturii/avizului de însoţire al mărfii etc., după caz; -
numărul
curent; denumirea bunurilor recepţionate; U/M; cantitatea conform
documentelor
însoţitoare; cantitatea recepţionată, preţul unitar de achiziţie
şi valoarea,
după caz; -
numele,
prenumele şi semnătura membrilor comisiei de recepţie, în
condiţiile în care se
face recepţia mărfii primite direct de la furnizor sau data primirii
în
gestiune şi semnătura gestionarului în situaţia în care
apar diferenţe; -
preţul
de vânzare şi valoarea la preţ de vânzare, după caz, pentru
unităţile cu
amănuntul. În
condiţiile în care nu se înscriu datele
valorice în Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, este
obligatoriu ca
aceste date să se regăsească într-un alt document justificativ
care stă la baza
înregistrării în contabilitate a valorii bunurilor.
Bon
de primire în consignaţie (Cod 14-3-2) 1.
Serveşte ca: -
dovadă
de primire/predare a obiectului spre vânzare în consignaţie; -
document
de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte de către
unităţile de consignaţie în două exemplare. La primirea
obiectului se face
descrierea caracteristicilor acestuia şi se stabileşte preţul de
vânzare în
funcţie de preţul de evaluare sau de achiziţie. Ambele
exemplare sunt semnate de către deponent
şi preţuitor, din care primul exemplar este predat deponentului drept
dovadă că
a predat obiectul pentru vânzare în regim de consignaţie. Reducerile
de preţ se calculează pe baza unei
declaraţii semnate de deponent, în care se specifică noul preţ de
evaluare sau
de achiziţie şi se completează rubricile destinate acestei operaţiuni. Restituirile
se fac la cererea deponentului,
semnându-se pentru primirea obiectelor restituite. În
cazul în care deponentul este plătitor de
TVA, mărfurile depuse în consignaţie sunt însoţite de
avizul de însoţire a
mărfii care va purta menţiunea: "pentru vânzare în regim de
consignaţie". Unitatea de consignaţie va face încărcarea în
gestiune cu
mărfurile primite spre vânzare pe baza facturii primite de la
deponent, lunar
după ce marfa a fost vândută. Exemplarul
al doilea constituie fişa de
evidenţă pentru înregistrare în contabilitatea unităţii de
consignaţie. 3.
Circulă la: -
deponent
pentru confirmarea de predare a obiectului pentru vânzare
în consignaţie
(exemplarul 1); -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; codul unic de înregistrare; localitatea;
judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numărul
curent; denumirea obiectului; descrierea obiectului şi caracteristicile
lui;
cantitatea depusă; preţul de evaluare (achiziţie); comisionul; TVA,
după caz; preţul
de vânzare; valoarea totală; -
valoarea
totală la primire (în cifre şi litere); -
semnătura deponentului pentru luarea la cunoştinţă de instrucţiunile
prevăzute
pe verso; -
semnătura de primire spre vânzare în consignaţie; -
datele
de identificare ale deponentului (numele şi prenumele, adresa, B.I./
C.I. -
seria, nr., secţia de poliţie); -
semnătura preţuitorului, dacă este cazul; -
ştampila
unităţii; -
restituiri (denumirea obiectului, cantitatea restituită, semnătura
deponentului, comisionul acordat); -
reduceri
de preţ acordate de deponent cf. Declaraţiei nr. ... din data de ...
(denumirea
obiectului, preţul de evaluare). Bon
de predare, transfer, restituire (Cod
14-3-3A) În
cazul utilizării ca bon de predare a
produselor finite la depozit 1.
Serveşte ca: -
document
de predare la magazie a produselor finite; -
document
justificativ pentru încărcare în gestiune; -
document
justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi
în contabilitate; -
sursă de
date pentru urmărirea realizării producţiei; -
sursă de
date pentru calculul şi plata salariilor. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor, de către secţie,
atelier
etc. Dacă
operaţiunile de predare-primire a
produselor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii magaziei
de produse
finite, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe documentul
respectiv
menţiunea "primit în timpul inventarierii". 3.
Circulă: -
la
magazia de produse finite, semnându-se de predare de către secţie
(atelier) şi
de primire în gestiune de către gestionar (ambele exemplare); -
la
compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate,
semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele
exemplare), după caz; -
la
compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea
înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1); -
la
compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa
(exemplarul 1); -
la
compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2). În
cazul utilizării ca bon de predare a
materialelor refolosibile la magazie 1.
Serveşte ca: -
document
de predare la magazie a materialelor refolosibile rezultate din
secţiile de
fabricaţie principale şi auxiliare; -
document
justificativ pentru încărcare în gestiune; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsura predării la magazie a materialelor refolosibile de
către
secţii, ateliere etc. şi se semnează de şeful secţiei care dispune
predarea. 3.
Circulă: -
la
magazia de materiale refolosibile, semnându-se de predare de
către delegatul
secţiei, atelierului etc. şi de primire în gestiune de către
gestionar (ambele
exemplare); -
la
compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce evidenţa,
pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (exemplarul
1 pentru evidenţa materialelor şi exemplarul 2 pentru evidenţa
costurilor). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare). În
cazul utilizării ca bon de predare a
semifabricatelor la magazie 1.
Serveşte ca: -
document
de predare la magazie sau între secţii a semifabricatelor
rezultate din
producţie; -
document
justificativ pentru încărcare în gestiune; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate; -
sursă de
date pentru calculul şi plata salariilor. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsura predării la magazie a semifabricatelor de către
secţie,
atelier etc. Dacă
operaţiunile de predare-primire a
semifabricatelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii
magaziei de
semifabricate, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe
documentul
respectiv menţiunea "primit în timpul inventarierii". 3.
Circulă: -
la
magazia de semifabricate pentru predarea cantităţilor prevăzute,
semnându-se de
predare de către delegatul secţiei care face predarea şi de primire
în gestiune
de către gestionar (ambele exemplare); -
la
compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate,
semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele
exemplare), după caz; -
la
compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea
înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1); -
la
compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare). În
cazul utilizării ca bon de transfer între
două gestiuni aflate în incinta unităţii 1.
Serveşte ca: -
dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta
în
incinta unităţii; -
document
justificativ pentru scădere din gestiunea predătorului şi de
încărcare în
gestiunea primitorului. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsură ce se efectuează transferul, de către persoana
care
dispune transferul, care semnează la rubrica corespunzătoare. Transferul
se efectuează numai între gestiuni
din incinta aceleiaşi unităţi. În cazul gestiunilor dispersate
teritorial se
întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A). 3.
Circulă: -
la
magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute,
semnându-se de
predare de către gestionar (ambele exemplare); -
la
delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1
şi
reţine exemplarul 2; -
la
compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după
confruntarea
lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa
magaziilor. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare). În
cazul utilizării ca bon de restituire 1.
Serveşte ca: -
dispoziţie de restituire la magazie a valorilor materiale nefolosite
(materiale
şi semifabricate) de secţiile de fabricaţie principale şi auxiliare; -
document
justificativ de încărcare în gestiunea primitorului; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsura restituirii la magazie a valorilor materiale, de
persoana
care efectuează restituirea (secţii, ateliere etc.) şi care semnează la
rubrica
corespunzătoare. Nu
se completează rubrica
"Unitatea". 3.
Circulă: -
la
magazie, pentru primirea cantităţilor restituite, semnându-se de
predare de
către delegatul secţiei (atelierului etc.) care face restituirea şi de
primire
de către gestionar (ambele exemplare); -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea
înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1 pentru evidenţa
materialelor, exemplarul 2 pentru evidenţa costurilor). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare). 5.
În toate situaţiile
menţionate, conţinutul minimal obligatoriu de informaţii al
formularului este
următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
predătorul; -
primitorul; -
numărul
comenzii/codul produsului; -
numărul
curent; denumirea valorilor materiale (inclusiv sortimentul, marca,
profilul,
dimensiunea); U/M; cantitatea; preţul unitar, valoarea, după caz; -
data şi
semnătura predătorului şi primitorului. Bon
de consum (Cod 14-3-4A) Bon
de consum (colectiv - Cod 14-3-4/aA) 1.
Serveşte ca: -
document
de eliberare din magazie a materialelor; -
document
justificativ de scădere din gestiune; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din
magazie
pentru consum, de către compartimentul care efectuează lansarea, pe
baza
programului de producţie şi a consumurilor normate, sau de către alte
compartimente ale unităţii, care solicită materiale pentru a fi
consumate. Bonul
de consum se poate întocmi într-un
exemplar în condiţiile utilizării tehnicii de calcul. Bonul
de consum (colectiv), în principiu, se
întocmeşte pe formulare separate pentru materialele din cadrul
aceluiaşi cont
de materiale, loc de depozitare şi loc de consum. În
situaţia în care materialul solicitat
lipseşte din depozit, se procedează în felul următor: -
în cazul
bonului de consum se completează rubrica cu denumirea materialului
înlocuitor,
după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se obţin
semnăturile
persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale decât
cele prevăzute
în consumurile normate; -
în cazul
bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea materialului
înlocuit
şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul
rândului respectiv. După
înscrierea denumirii materialului înlocuitor se
întocmeşte un bon de consum
separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un
rând liber în cadrul
aceluiaşi bon de consum. În
bonul de consum, coloanele "Unitatea
de măsură" şi "Cantitatea necesară" de pe rândul 2 se
completează în cazul când se solicită şi se eliberează din
magazie materiale cu
două unităţi de măsură. Dacă
operaţiunile de predare-primire a
materialelor nu pot fi suspendate în timpul inventarierii
magaziei de
materiale, comisia de inventariere trebuie să înscrie pe
documentul respectiv
menţiunea "predat în timpul inventarierii". 3.
Circulă: -
la
persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate
(ambele
exemplare); -
la
persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în
cazul
materialelor înlocuitoare; -
la
magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute,
semnându-se de
predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care
primeşte
materialele (ambele exemplare); -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea
înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului; -
produsul/lucrarea (comanda); norma; bucăţi lansate; -
numărul
documentului; data eliberării (ziua, luna, anul); numărul comenzii; -
denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul,
dimensiunea);
cantitatea necesară; U/M; cantitatea eliberată; -
preţul
unitar; valoarea, după caz; -
data şi
semnătura gestionarului şi a primitorului. Fişă
limită de consum (Cod 14-3-4/bA) 1.
Serveşte ca: -
document
de stabilire a cantităţii limită dintr-un material sau pentru mai multe
materiale necesare executării unui produs (comandă) sau unei lucrări; -
document
de eliberare succesivă a aceluiaşi fel de material pentru acelaşi
produs
(comandă sau lucrare); -
document
justificativ de scădere din gestiune; -
document
de stabilire a economiilor sau depăşirilor de materiale; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, la începutul lunii sau lansării produsului (comenzii)
sau lucrării,
de compartimentul de planificare (tehnic) sau de lansare, pe baza
programului
de producţie şi a consumurilor normate. În
cazul fişei limită de consum, dacă în
cursul lunii se produc modificări în programul de producţie,
compartimentul de
planificare (tehnic) sau de lansare modifică, în mod
corespunzător, cantitatea
limită de material (col. "i"), înscriind în col. "d"
cantitatea care se suplimentează sau se scade. Dacă
nu se mai foloseşte materialul iniţial,
se recalculează cantitatea limită corespunzătoare producţiei executate
până în
acel moment, emiţându-se o nouă fişă. În
cazul când în cursul lunii se fac
înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale pentru care
se întocmesc bonuri de
consum distincte, se corectează cantitatea limită (col. "i"),
înscriindu-se în coloanele respective (col. "g" şi "h")
numărul bonului de consum şi cantitatea eliberată. Eliberările
de materiale se înregistrează în
fişele de magazie la terminarea executării produsului, lucrării sau la
închiderea comenzii (dacă acestea se termină în cursul
lunii) sau la sfârşitul
lunii. Valoarea
economiilor sau a depăşirilor de
materiale se completează la unităţile unde nu există producţie
neterminată. În
cazul în care, în cursul lunii se fac
înlocuiri întâmplătoare cu alte materiale decât
cele stabilite la întocmirea
documentului, coloanele rezervate materialului înlocuit se
barează. De
asemenea, în rubrica "Diminuare" se înscrie cantitatea cu
care se
corectează cantitatea limită iniţială, iar pentru materialul
înlocuitor se
utilizează un alt grup de coloane libere. 3.
Circulă: -
la
persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate
(ambele
exemplare); -
la
persoanele autorizate să aprobe înlocuirea, suplimentarea sau
diminuarea
cantităţilor de materiale cu ocazia modificării programului de
producţie
(ambele exemplare); -
la
magazia de materiale, pentru înscrierea cantităţilor eliberate,
semnându-se de
către delegatul care primeşte materialele (exemplarul 1); -
la
secţie, atelier etc. pentru a fi folosite ca cerere de materiale şi
situaţie a
eliberărilor în cadrul cantităţii limită, semnându-se de
gestionarul magaziei
predătoare (exemplarul 2); -
la
compartimentul financiar-contabil pentru înregistrare în
contabilitatea
sintetică şi analitică (ambele exemplare). Primul exemplar se
utilizează ca
document de scădere din gestiune, iar al doilea exemplar pentru
înregistrarea
în contabilitate a costurilor. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (ambele exemplare). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea, numărul şi data (luna, anul) întocmirii formularului; -
denumirea unităţii; -
predătorul; -
primitorul; -
numărul comenzii/codul
produsului; -
contul
debitor şi contul creditor, după caz; -
denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul,
dimensiunea);
U.M; cantitatea eliberată; -
semnătura de predare - primire; şi
respectiv, după caz: -
preţul
unitar; valoarea; -
producţia (U/M, planificat, realizat), denumirea produsului, lucrarea,
codul; -
cantitate necesară, cantitate înlocuită; -
şeful de
compartiment; -
recalculat în baza producţiei realizate; -
data
eliberării, cantitatea cerută, cantităţi eliberate (parţial, cumulat); -
cantitatea conform producţiei realizate; cantitate consumată; -
economii
(-) depăşiri (+) cantitative; valoarea economiilor sau depăşirilor. Listă
zilnică de alimente (Cod 14-3-4/dA) 1.
Serveşte: -
la
stabilirea meniurilor zilnice; -
la
calculul alocaţiei de hrană şi urmărirea încadrării în
nivelul acesteia; -
ca
document pentru eliberarea din magazie a alimentelor necesare
pregătirii
hranei; -
ca
document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare de către cantinele de pe lângă instituţiile publice
(învăţământ,
sănătate, asistenţă socială etc., organizaţii fără scop patrimonial
finanţate
din alocaţii bugetare etc.). Documentul se completează de către
persoana
desemnată de ordonatorul de credite sau conducătorul unităţii
respective, pe
baza centralizatorului întocmit pe meniuri. Pe
faţa formularului se înscriu meniurile
care urmează a fi servite la mesele de dimineaţă, la ora 10, la
prânz, la ora
16 şi seara, precum şi numărul de porţii necesare. Totodată, se
stabileşte
situaţia meselor servite faţă de efectivul care a servit masa, precum
şi suma
alocată în ziua respectivă, în funcţie de efectivul la
hrană şi alocaţie
cuvenită, determinându-se în acelaşi timp şi economia sau
depăşirea alocaţiei
în ziua respectivă şi cumulat de la începutul anului.
Verso-ul formularului
este destinat pentru înscrierea datelor privind cantitatea şi
felul de alimente
solicitate, ale celor eliberate, preţul unitar şi valoarea acestora. 3.
Circulă: -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru calculaţie şi viză şi pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi
analitică (exemplarul
1); -
la
persoana autorizată să aprobe eliberarea alimentelor din magazie; -
la
magazia de alimente, pentru eliberarea cantităţilor de alimente
prevăzute şi
semnare de predare de către gestionar, de primire de către bucătar,
precum şi
de către persoana desemnată să asiste şi să confirme predarea-primirea
alimentelor (ambele exemplare); -
la
blocul alimentar, cantină etc., după caz, pentru urmărirea meniurilor
preparate
şi a meselor servite (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
cantină etc., după caz (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
denumirea unităţii; -
efectivul la masă; alocaţia; drepturile; recapitulaţia cheltuielilor
pentru
hrană; porţiile preparate, distribuite, rămase; -
consumul
efectiv - lei; -
semnături: şef compartiment, aprobat, vizat compartimentul
financiar-contabil; -
regimul;
efectiv; dimineaţa; ora10; prânz; ora 16; seara, după caz; -
alimente; numărul documentului; data eliberării (ziua, luna, anul);
predătorul;
primitorul; -
denumirea alimentelor, U/M, codul, cantitatea solicitată, cantitatea
eliberată,
preţul unitar, valoarea; -
semnături: întocmit, gestionar, bucătar, confirmat, calculat. Dispoziţie
de livrare (Cod 14-3-5A) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor
valori
materiale destinate vânzării, a bunurilor cedate cu titlu gratuit
sau date
pentru stimularea vânzării, după caz; -
document
justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare; -
document
de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau
a facturii, după
caz; -
ca
document justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare de către serviciul desfacere. 3.
Circulă: -
la
magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau a altor valori
materiale
şi pentru înregistrarea în evidenţa magaziei,
semnându-se de către gestionarul
predător pentru cantităţile livrate (ambele exemplare); -
la
compartimentul desfacere, pentru înregistrarea bunurilor livrate
în evidenţele
acestuia şi pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii
sau facturii, după
caz (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
magazie (exemplarul 1); -
la
compartimentul desfacere (exemplarul 2) sau compartimentul
financiar-contabil,
după caz. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
denumirea furnizorului; -
numărul
curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispusă; cantitatea
livrată;
preţul unitar în cazul în care bunurile sunt destinate
vânzării; -
semnături: întocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor. Aviz
de însoţire a mărfii (cod 14-3-6A) Este
formular cu regim special intern de
tipărire şi numerotare. 1.
Serveşte ca: -
document
de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz; -
document
ce stă la baza întocmirii facturii, după caz; -
dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi; -
document
de primire în gestiune, după caz; -
document
de descărcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit. 2. Se
întocmeşte, în două sau mai
multe exemplare, de către unităţile care nu au posibilitatea
întocmirii
facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor
valori
materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile
proprii ale
unităţii. În
cazul transferului de bunuri între
gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al
transportului
bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru
stimularea
vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale
promoţionale
etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără
factură",
după caz. Pe
avizul de însoţire a mărfii emis pentru
valori materiale trimise pentru prelucrare la terţi se face menţiunea
"Pentru prelucrare la terţi". În
celelalte situaţii decât cele prevăzute
mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul
de însoţire a
mărfii şi nu factura. 3.
Circulă, după caz: -
la
furnizor: -
la
delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru
semnare de
primire; -
la
compartimentul desfacere, pentru înregistrarea cantităţilor
livrate în
evidenţele acestuia şi pentru întocmirea facturii; -
la
compartimentul financiar-contabil; -
la
cumpărător: -
la
magazie, pentru încărcarea în gestiune a produselor,
mărfurilor sau altor
valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de
recepţie şi după consemnarea rezultatelor; -
la
compartimentul aprovizionare, pentru înregistrarea cantităţilor
aprovizionate
în evidenţa acestuia; -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în
contabilitatea
sintetică şi analitică. 4. Se
arhivează, după caz: -
la
furnizor: -
la
compartimentul desfacere; -
la
compartimentul financiar-contabil; -
la cumpărător: -
la
compartimentul financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al avizului de însoţire a mărfii este următorul: -
seria şi
numărul intern de identificare a formularului; -
data
emiterii formularului; -
datele
de identificare ale furnizorului (denumire, adresă, cod de identificare
fiscală); -
datele
de identificare ale cumpărătorului (denumire, adresă, cod de
identificare
fiscală); -
denumirea şi cantitatea bunurilor livrate; -
preţul
şi valoarea, după caz; -
date
privind expediţia: numele delegatului, buletin/carte identitate (serie,
număr),
numărul mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului; -
semnătura expeditorului. -
data
primirii în gestiune si semnătura gestionarului primitor. Fişă
de magazie (Cod 14-3-8) Fişă
de magazie (cu două unităţi de măsură -
Cod 14-3-8/a) 1.
Serveşte ca: -
document
de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi
stocurilor
bunurilor, cu una sau cu două unităţi de măsură, după caz; -
document
de contabilitate analitică în cadrul metodei operativ-contabile
(pe solduri). 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, separat pentru fiecare fel de material şi se completează de
către: -
compartimentul financiar-contabil la deschiderea fişei (datele din
antet) şi la
verificarea înregistrărilor (data şi semnătura de control).
În coloana
"Data şi semnătura de control" semnează şi organul de control
financiar cu ocazia verificării gestiunii; -
gestionar sau persoana desemnată, care completează coloanele privitoare
la intrări,
ieşiri şi stoc. Fişele
de magazie se ţin la fiecare loc de
depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe
conturi,
grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică. Pentru
valori materiale primite spre
prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte care se ţin
separat de cele ale valorilor materiale proprii. În
scopul ţinerii corecte a evidenţei la
magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil
verifică
inopinat, cel puţin o dată pe lună, modul cum se fac
înregistrările în fişele
de magazie, după caz. Înregistrările
în fişele de magazie se fac
document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune
înregistrată şi obligatoriu zilnic. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; numărul paginii; -
denumirea unităţii; magazia; materialul (produsul), sortimentul,
calitatea,
marca, profilul, dimensiunea; -
U/M;
preţul unitar, după caz; -
data
(ziua, luna, anul), numărul şi felul documentului; intrări; ieşiri;
stoc; -
data şi
semnătura de control. Fişă
de evidenţă a materialelor de natura
obiectelor de inventar în folosinţă (Cod 14-3-9) 1.
Serveşte ca document de
evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar, a
echipamentului şi
materialelor de protecţie date în folosinţa personalului,
până la scoaterea lor
din uz. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, pe măsura dării în folosinţă a bunurilor, pe fiecare
persoană, de
către gestionarul care eliberează obiectele respective sau de către
persoana
desemnată să ţină evidenţa acestora. Formularul
se completează în mod diferit, în
funcţie de organizarea depozitării acestora, şi anume: -
când
eliberarea obiectelor se face din magazia de obiecte noi direct
personalului
muncitor, coloanele destinate eliberărilor se completează pe baza
bonului de
consum, iar coloanele destinate restituirilor, pe baza bonului de
restituire; -
când
eliberarea se face din magazia de exploatare, atât eliberarea,
cât şi
restituirea obiectelor date în folosinţa personalului se fac pe
bază de
semnătură direct în fişă; -
în cazul
obiectelor eliberate pe bază de nomenclatoare stabilite pe funcţii,
care nu se
întocmesc decât după restituirea obiectelor uzate,
înregistrările în fişa de
evidenţă a materialelor de natura obiectelor de inventar în
folosinţă se pot
face, pentru simplificare, o singură dată, la eliberarea iniţială şi la
restituirea definitivă a obiectelor respective. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
denumirea unităţiié secţia (locul de folosinţă); -
numele
şi prenumele, marca, funcţia; -
denumirea obiectelor (inclusiv seria, dimensiunea etc.); termenul de
folosire;
preţul unitar; U/M; -
primiri:
data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura; -
restituiri: data, felul şi numărul documentului, cantitatea, semnătura. Registrul
stocurilor (Cod 14-3-11 şi Cod
14-3-11/a) 1.
Serveşte ca document de
evaluare a stocurilor de bunuri şi de verificare a concordanţei
înregistrărilor
efectuate în fişele de magazie şi în contabilitate. 2. Se
întocmeşte de către
compartimentul financiar-contabil la sfârşitul fiecărei luni, pe
feluri de
materiale, obiecte de inventar şi produse, grupate pe magazii
(depozite),
conturi, grupe, eventual subgrupe sau în ordine alfabetică, prin
înscrierea
stocurilor din fişele de magazie şi evaluarea lor la preţurile de
înregistrare. 3. Nu
circulă, fiind document de înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
denumirea unităţii; -
numărul
curent; -
materialul/produsul (sortimentul, calitatea, marca, profilul,
dimensiunea);
U/M; preţul unitar; luna; cantitatea; valoarea; -
semnături: întocmit, verificat. Listă
de inventariere (Cod 14-3-12) şi (Cod
14-3-12/b) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile unităţii; -
document
pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri (imobilizări,
stocuri
materiale) şi a altor valori (elemente de trezorerie etc.); -
document
justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor
(depozitelor) şi în
contabilitate a plusurilor şi minusurilor constatate; -
document
pentru întocmirea registrului-inventar; -
document
pentru determinarea ajustărilor pentru depreciere/pierdere de valoare; -
document
centralizator al operaţiunilor de inventariere. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar, la locurile de depozitare,
anual sau în situaţiile
prevăzute de dispoziţiile legale, de către comisia de inventariere, pe
gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe,
separat
pentru bunurile unităţii şi separat pentru cele aparţinând altor
unităţi,
aflate asupra personalului unităţii la data inventarierii, primite
pentru
prelucrare etc. şi se semnează de către membrii comisiei de
inventariere şi de
către gestionar. Persoanele
juridice pot întocmi lista de
inventariere folosind sisteme informatice de prelucrare a datelor, cu
condiţia
ca listele să cuprindă elementele principale din formularul - model. În
cazul bunurilor primite în custodie şi/sau
consignaţie, pentru prelucrare etc., se întocmeşte în două
exemplare, iar copia
se înaintează unităţii în a cărei evidenţă se află bunurile
respective. În
cazul unei gestiuni colective, cu mai
multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi
gestionarii,
iar în cazul predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate
atât de
persoana (persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de
gestionarul
(gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea. În
listele de inventariere a bunurilor aflate
în ambalaje originale intacte, a lichidelor a căror cantitate
efectivă nu se
poate stabili prin transvăzare şi măsurare sau a materialelor de masă,
în vrac
etc., a căror inventariere prin cântărire sau măsurare ar
necesita cheltuieli
importante sau ar conduce la degradarea bunurilor respective, se vor
ataşa
notele de calcul privind inventarierea, precum şi datele tehnice care
au stat
la baza calculelor. Materiile
prime, materialele, prefabricatele,
piesele de schimb, semifabricatele etc. aflate în secţiile de
producţie şi
nesupuse prelucrării se înscriu separat în listele de
inventariere. Materialele,
obiectele de inventar, produsele
finite şi ambalajele se înscriu în listele de inventariere
pe feluri,
indicându-se codul, unitatea de măsură, unii indici calitativi
(tărie
alcoolică, grad de umiditate la cereale etc.). Listele
de inventariere întocmite pentru
bunurile aparţinând altor unităţi trebuie să conţină, pe
lângă elementele
comune (felul materialului sau produsul finit, cantitatea, valoarea
etc.),
numărul şi data actului de predare-primire. Pentru
stocurile fără mişcare, de calitate
necorespunzătoare, depreciate, fără desfacere asigurată, se
întocmesc liste de
inventariere separate, la care se anexează procesele-verbale în
care se arată
cauzele nefolosirii, caracterul şi gradul deteriorării sau deprecierii,
dacă
este cazul, cauzele care au determinat starea bunurilor respective,
precum şi
persoanele vinovate, după caz. Constatările
făcute se soluţionează de către
conducerea unităţii, în conformitate cu dispoziţiile legale. 3.
Circulă: -
la
comisia de inventariere, pentru stabilirea minusurilor, plusurilor şi a
deprecierilor constatate la inventar, precum şi pentru consemnarea
în
procesul-verbal a rezultatelor inventarierii; -
la
gestionar, prin semnarea fiecărei file, menţionând pe ultima filă
a listei de
inventariere că toate cantităţile au fost stabilite în prezenţa
sa, că bunurile
respective se află în păstrarea şi răspunderea sa; -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru calcularea diferenţelor
valorice şi
semnarea listei de inventariere privind exactitatea soldului scriptic,
precum
şi pentru verificarea calculelor efectuate; -
la
conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la compartimentul
juridic,
împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele degradării
sau deteriorării
bunurilor, inclusiv persoanele vinovate, precum şi cu procesul-verbal
al
rezultatelor inventarierii pentru avizarea propunerilor făcute de către
comisia
de inventariere; -
la
conducătorul unităţii, împreună cu procesul-verbal al
rezultatelor
inventarierii, pentru a decide asupra soluţionării propunerilor făcute; -
la
unitatea căreia îi aparţin valorile materiale primite în
custodie, pentru
prelucrare etc., în scopul comunicării eventualelor nepotriviri
(exemplarul 2). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5. Conţinutul
minimal obligatoriu de informaţii al formularului este următorul: a)
denumirea formularului; b)
data
(ziua, luna, anul) întocmirii formularului; c)
denumirea unităţii; d)
gestiunea; locul de depozitare; e)
numărul
curent; f)
denumirea bunurilor inventariate; g)
codul
sau numărul de inventar; h)
unitatea de măsură; i)
cantităţi: stocuri scriptice; j)
preţ
unitar; k)
cantităţi: stocuri faptice; l)
cantităţi: diferenţe în plus, diferenţe în minus; m)
valoarea contabilă: valoarea, diferenţe în plus, diferenţe
în minus; n)
valoarea de inventar; o)
deprecierea: valoarea, motivul; p)
comisia
de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; q)
gestionar: numele şi prenumele, semnătura; r)
contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. 6.
Modalitatea de completare a
informaţiilor de la pct. 5 lit. d)-o) ale listei de inventariere se
realizează
potrivit uneia dintre cele trei variante de efectuare a inventarierii
elementelor de activ şi de pasiv pentru care optează entitatea, astfel: Varianta
I Serviciul
contabilitate transmite listele de
inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j)
din datele
informatizate ale entităţii şi pe care le semnează. Comisia
de inventariere stabileşte stocurile
faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz,
date pe care
le înscrie în listele de inventariere (lit. k) pe care le
semnează împreună cu
gestionarul. Aceste
date sunt transmise la serviciul
contabilitate în vederea determinării diferenţelor cantitative
şi/sau valorice
cu ajutorul sistemelor informatice. În urma calculelor efectuate,
serviciul
contabilitate completează listele de inventariere cu informaţiile de la
lit.
l)-o). Serviciul
contabilitate întocmeşte o nouă
listă de inventariere numai cu acele active la care s-au constatat
diferenţe
cantitative, pe care o semnează şi o transmite comisiei de
inventariere. Această
listă se semnează de către comisia de inventariere şi de către
gestionar, după
care este retransmisă la serviciul contabilitate. Varianta
II Serviciul
contabilitate transmite listele de
inventariere pe care le completează cu informaţiile de la lit. d)-j)
din datele
informatizate ale entităţii şi pe care le semnează. Comisia
de inventariere stabileşte stocurile
faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz;
determină
diferenţele cantitative şi/sau valorice şi completează formularul cu
informaţiile
de la lit. k)-o) din datele rezultate în urma inventarierii. Listele
de inventariere astfel completate se
semnează de către comisia de inventariere şi de către gestionar. Varianta
III Comisia
de inventariere stabileşte stocurile
faptice prin numărare, cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Comisia
de inventariere completează
informaţiile de la lit. d)-o) ale formularului cu datele privind
bunurile
inventariate, imediat după determinarea cantităţilor inventariate,
în ordinea
în care ele au fost grupate, ţinându-se seama de
dimensiunile şi unităţile de
măsură cu care figurează în evidenţa de la locurile de depozitare
şi în
contabilitate. Evaluarea
stocurilor faptice în listele de
inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la
înregistrarea bunurilor în
contabilitate. Înainte
de stabilirea rezultatelor
inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor
inventariate
cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunţită
a exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi
înregistrărilor din contabilitate şi din evidenţa de la locurile
de depozitare.
Greşelile identificate cu această ocazie trebuie corectate
înainte de
stabilirea rezultatelor inventarierii. Listele
de inventariere astfel completate se
semnează de către comisia de inventariere, gestionar şi contabilitate. Listă
de inventariere (pentru gestiuni
global-valorice - Cod 14-3-12/a) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru inventarierea mărfurilor, ambalajelor şi altor materiale aflate
în
evidenţa cantitativ-valorică în unităţile cu amănuntul; -
document
pentru stabilirea minusurilor şi plusurilor valorice din gestiunile
inventariate; -
document
justificativ de înregistrare în evidenţa de la locurile de
depozitare şi în
contabilitate; -
document
pentru întocmirea registrului-inventar; -
document
pentru stabilirea ajustărilor pentru deprecieri. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare la locurile de depozitare, pe gestiuni şi conturi de
materiale,
mărfuri şi ambalaje şi se semnează de către membrii comisiei de
inventariere,
de către gestionar şi contabilul care ţine evidenţa gestiunii. În
cazul
predării-primirii gestiunii, listele de inventariere se întocmesc
în trei
exemplare, din care un exemplar pentru gestionarul predător, un
exemplar pentru
gestionarul care primeşte gestiunea, iar un exemplar pentru
contabilitate. Persoanele
juridice pot întocmi lista de
inventariere cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare a
datelor, cu
condiţia ca listele să cuprindă elementele minimale obligatorii. Pentru
bunurile deteriorate total sau
parţial, degradate, precum şi pentru cele fără mişcare sau cele care nu
mai pot
fi valorificate, se întocmesc liste de inventariere separate. În
cazul unei gestiuni colective, cu mai
multe schimburi, listele de inventariere se semnează de către toţi
gestionarii
sau de către persoanele care au calitatea de gestionari, iar în
cazul
predării-primirii gestiunii, acestea trebuie semnate atât de
către persoana
(sau persoanele) care predă (predau) gestiunea, cât şi de către
gestionarul
(gestionarii) care primeşte (primesc) gestiunea. Pentru
bunurile aflate în ambalaje originale
intacte, lichidele a căror cantitate faptică nu se poate stabili prin
transvazare şi măsurare sau mărfurile în vrac etc. a căror
inventariere prin
cântărire sau măsurare ar necesita cheltuieli importante sau ar
conduce la
degradarea bunurilor respective, în listele de inventariere se
menţionează
modul în care s-a făcut inventarierea şi datele tehnice care stau
la baza
calculelor. În
listele de inventariere se înscriu
stocurile faptice stabilite de către comisia de inventariere prin
numărare,
cântărire, măsurare sau cubare, după caz. Datele
privind bunurile inventariate se
înscriu în listele de inventariere imediat după
determinarea cantităţilor
inventariate, în ordinea în care ele au fost grupate,
ţinându-se seama de
dimensiunile şi unităţile de măsură cu care figurează în evidenţa
de la
locurile de depozitare şi în contabilitate. Evaluarea
stocurilor faptice în listele de
inventariere se face cu aceleaşi preţuri folosite la
înregistrarea bunurilor în
contabilitate. Înainte
de stabilirea rezultatelor
inventarierii prin compararea stocului faptic valoric al bunurilor
inventariate
cu soldul scriptic din contabilitate, se procedează la o verificare
amănunţită a
exactităţilor tuturor evaluărilor, calculelor, totalizărilor şi
înregistrărilor
din contabilitate şi din evidenţa de la locurile de depozitare.
Greşelile
identificate cu această ocazie trebuie corectate înainte de
stabilirea
rezultatelor inventarierii. 3.
Circulă: -
la
gestionar (gestionari în cazul predării-primirii gestiunii),
pentru semnarea
fiecărei file a listei, menţionând pe ultima filă a listei că
toate cantităţile
au fost stabilite în prezenţa sa (lor), că bunurile respective se
află în
păstrarea şi răspunderea sa (lor), că nu mai are (au) bunuri care nu au
fost
supuse inventarierii, precum şi faptul că preţurile, cantităţile,
calităţile şi
unităţile de măsură au fost stabilite în prezenţa sa (lor) şi nu
are (au)
obiecţiuni de făcut; -
la
membrii comisiei de inventariere, pentru semnarea fiecărei file a
listei,
calcularea listelor de inventariere, întocmirea recapitulaţiei
listelor de
inventariere, stabilirea minusurilor sau a plusurilor valorice,
stabilirea
perisabilităţilor, conform dispoziţiilor legale, în cadrul
procesului-verbal al
rezultatelor inventarierii; -
la
compartimentul financiar-contabil unde se efectuează confruntarea
între
raportul de gestiune predat la contabilitate şi valoarea totală a
inventarului
faptic. Totodată, se iau măsuri pentru corecta determinare a valorii
deprecierilor constatate şi înregistrarea în contabilitate
a ajustărilor pentru
depreciere; -
la
conducătorul compartimentului financiar-contabil şi la oficiul juridic,
împreună cu procesele-verbale cuprinzând cauzele
degradării, deteriorării
bunurilor, numele persoanelor vinovate şi cu procesul-verbal al
rezultatelor
inventarierii, pentru avizarea propunerilor făcute de către comisia de
inventariere; -
la
conducătorul unităţii, împreună cu procesele-verbale
sus-menţionate, pentru a
decide asupra soluţionării propunerilor făcute. 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
compartimentul de verificări gestionare (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea formularului; -
data
(ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
denumirea unităţii; -
gestiunea; -
locul de
depozitare; -
numărul
curent; -
denumirea bunurilor inventariate; -
unitatea
de măsură; cantitatea; -
preţul
unitar de înregistrare în contabilitate; -
valoarea
contabilă; -
valoarea
de inventar; -
deprecierea: valoarea, motivul, după caz; -
comisia
de inventariere: numele şi prenumele, semnătura; -
gestionar şi gestionar primitor (în cazul predării - primirii
gestiunii):
numele şi prenumele, semnătura; -
contabilitate: numele şi prenumele, semnătura. Grupa
a
IV-a – Mijloace băneşti şi decontări. Chitanţă
(cod 14-4-1) 1.
Serveşte ca: -
document
justificativ pentru depunerea unei sume în numerar la casieria
unităţii; -
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă şi
în contabilitate. În
condiţiile în care sumele înscrise pe
chitanţă sunt aferente livrărilor de bunuri sau prestărilor de servicii
scutite
fără drept de deducere conform prevederilor legale (ex: art. 141 alin.
(1) şi
(2) din Codul fiscal), formularul de chitanţă este documentul
justificativ care
stă la baza înregistrării veniturilor în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, pentru fiecare sumă încasată, de către casierul
unităţii şi se
semnează de acesta pentru primirea sumei. 3.
Circulă la depunător
(exemplarul 1, cu ştampila unităţii). Exemplarul 2 rămâne
în carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în
registrul de
casă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul
2). 5.
Continutul minimal al
formularului: -
denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de
înregistrare la
oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr);
judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numele
şi prenumele persoanei fizice care depune sume şi ce reprezintă acestea
sau,
după caz, denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de
înregistrare
la oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr);
judeţul
persoanei juridice; -
suma in
cifre şi litere; -
semnătura casierului. Chitanţă
pentru operaţiuni în valută (Cod
14-4-1/a) 1.
Serveşte ca: -
document
justificativ pentru încasările şi plăţile în valută
efectuate în numerar; -
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă în
valută şi în
contabilitate. 2. Se
întocmeşte la unităţile
care efectuează operaţiuni în valută, în două exemplare,
pentru fiecare sumă în
valută, de către casierul unităţii şi se semnează de către acesta. 3.
Circulă la depunător/plătitor,
exemplarul 1, cu ştampila unităţii. Exemplarul 2 este folosit ca
document de
verificare a operaţiunilor înregistrate în registrul de
casă în valută. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului (exemplarul
2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; numărul de
înregistrare la
oficiul registrului comerţului; sediul (localitatea, str., număr);
judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numele
şi prenumele persoanei care depune/încasează sume în valută
şi ce reprezintă
acestea; -
felul
valutei; suma în valută (în cifre şi în litere);
cursul de schimb valutar;
c/val în lei; -
semnătura casierului pentru plata/încasarea sumei în valută. Proces-verbal
de plăţi (Cod 14-4-3A) 1.
Serveşte ca: -
document
justificativ pentru sumele predate de casierul unităţii mandatarului
plătitor,
în vederea efectuării plăţilor; -
document
justificativ al sumelor primite de mandatarul plătitor; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate a salariilor
şi altor drepturi
neachitate. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar
şi se reţine în casieria unităţii ori de câte ori se fac
plăţi prin casierii
plătitori, astfel: -
faţa
formularului se completează de către casierul unităţii, care semnează
de
predarea sumelor şi a actelor de plată, şi de către casierul plătitor
pentru
primirea acestora. Documentul se reţine în casieria unităţii
pentru
justificarea salariilor, ajutoarelor din fondurile de asigurări
sociale,
premiilor şi altor drepturi asimilate acestora, ridicate de la bancă şi
predate
casierilor plătitori până la termenul legal de efectuare a plăţii
sumelor
respective. Sumele predate casierilor plătitori nu se
înregistrează la plăţi în
registrul de casă, acestea figurând în soldul casei de la
data înmânării
sumelor până la data când casierii plătitori justifică
sumele primite la
casieria unităţii; -
verso-ul
formularului se completează la restituirea sumelor neachitate,
împreună cu
actele de plăţi. În
situaţia în care spaţiul este insuficient
se întocmeşte o listă (anexă) suplimentară care trebuie să
conţină toate
informaţiile cerute de document. 3.
Circulă la compartimentul
financiar-contabil ca anexă la exemplarul 2 al registrului de casă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
numele
şi prenumele casierului şi ale mandatarului plătitor; -
suma
predată/primită (în cifre şi în litere), cu menţionarea
actelor de plăţi; - semnătura casierului şi a
mandatarului
plătitor pentru suma predată/primită, precum şi pentru suma
primită/restituită; verso,
după caz: -
data
(ziua, luna, anul) decontării sumelor neachitate; -
numele
şi prenumele; marca sau nr. matricol; sumele rămase neachitate. Dispoziţie
de plată/ încasare către casierie
(Cod 14-4-4) 1.
Serveşte ca: -
dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar
a unor sume,
potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru
cheltuieli de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de
către titularul
de avans în cazul justificării unor sume mai mari decât
avansul primit, pentru
procurare de materiale etc.; -
dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în
numerar a unor sume care nu
reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit
dispoziţiilor
legale; -
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă şi
în contabilitate, în cazul
plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ. 2. Se
întocmeşte în două exemplare
de către compartimentul financiar-contabil: -
în cazul
utilizării ca dispoziţie de plată, când nu există alte documente
prin care se
dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal
etc.); -
în cazul
utilizării ca dispoziţie de plată a avansurilor pentru cheltuielile de
deplasare, procurare de materiale etc.; -
în cazul
utilizării ca dispoziţie de încasare, când nu există alte
documente prin care
se dispune încasarea (avize de plată, somaţii de plată etc.). Se
semnează de întocmire la compartimentul
financiar-contabil. 3.
Circulă: -
la
persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru
viză în
cazurile prevăzute de lege; -
la
persoanele autorizate să aprobe încasarea sau plata sumelor
respective; -
la
casierie, pentru efectuarea operaţiunii de încasare sau plată,
după caz, şi se
semnează de casier; în cazul plăţilor se semnează şi de către
persoana care a
primit suma; -
la
compartimentul financiar-contabil, anexă la registrul de casă, pentru
efectuarea înregistrărilor în contabilitate (exemplarul 2); -
la
plătitor (exemplarul 1). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil, anexă la registrul de casă. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumire
formular: plată / încasare; -
numărul
şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
numele
şi prenumele, precum şi funcţia (calitatea) persoanei care
încasează/restituie
suma; -
suma
încasată/restituită (în cifre şi în litere); scopul
încasării/plăţii; -
semnături: conducătorul unităţii, viza de control financiar preventiv,
compartimentul financiar-contabil; -
date
suplimentare privind beneficiarul sumei: actul de identitate, suma
primită,
data şi semnătura; -
casier;
suma plătită/încasată; data şi semnătura. Registru
de casă (Cod 14-4-7A şi Cod
14-4-7bA) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor
în numerar, efectuate prin
casieria unităţii, pe baza actelor justificative; -
document
de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă; -
document
de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de către
persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative
de
încasări şi plăţi. La
sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din
formularul cod 14-4-7A se barează. Soldul
de casă al zilei precedente se
reportează, după caz, pe primul rând al registrului de casă
pentru ziua în
curs. Se
semnează de către casier pentru
confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către
persoana din
compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea
exemplarului 2 şi a
actelor justificative anexate. 3.
Circulă la compartimentul
financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor
înscrise şi
respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor de
casă
(exemplarul 2). Exemplarul
1 rămâne la casier. 4. Se
arhivează: -
la
casierie (exemplarul 1); -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
numărul
curent; numărul actului de casă; explicaţii; încasări; plăţi; -
report/sold ziua precedentă; -
semnături: casier şi compartiment financiar-contabil. Registru
de casă (în valută - Cod 14-4-7/aA
şi Cod 14-4-7/cA) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare operativă a încasărilor şi plăţilor
în valută, efectuate prin
casieria unităţii, pe baza actelor justificative; -
document
de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă; -
document
de înregistrare în contabilitate a operaţiunilor de casă
în valută. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, zilnic, de către casierul unităţii sau de către altă
persoană
împuternicită, pe baza actelor justificative de încasări şi
plăţi în valută. În
antetul coloanelor se înscrie fiecare fel
de valută care se încasează sau se plăteşte. În coloanele
formularului se
înregistrează sumele în valută, iar în ultima coloană
echivalentul acestora în
lei, la cursul de schimb valutar din data efectuării operaţiunilor. Valutele
care apar în două sau mai multe
cursuri se trec în coloane diferite. La
sfârşitul zilei, rândurile neutilizate se
barează. Soldul
de casă al zilei precedente se
reportează pe primul rând al registrului de casă pentru ziua
în curs. În
cazul în care numărul valutelor şi al
cecurilor de călătorie încasate în cursul unei zile
depăşeşte numărul
coloanelor existente pe o filă, pentru ziua respectivă se completează
atâtea
file câte sunt necesare. Se
semnează de către casier pentru
confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către
persoana din
compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea
exemplarului 2 şi a
actelor justificative anexate. 3.
Circulă la compartimentul
financiar-contabil pentru verificarea exactităţii sumelor
înscrise şi
respectarea dispoziţiilor legale privind efectuarea operaţiunilor
valutare
(exemplarul 2). Exemplarul
1 rămâne la casier. 4. Se
arhivează: -
la
casierie (exemplarul 1); -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea
şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
numărul
curent; numărul actului de casă; numărul anexelor; explicaţii; felul
valutei şi
cursul de schimb valutar pentru încasări şi plăţi;
încasări; plăţi;
contravaloarea în lei; -
report/sold ziua precedentă; -
semnături: casier şi compartiment financiar-contabil. Borderou
de achiziţie (Cod 14-4-13) Borderou
de achiziţie (de la producători
individuali) (Cod 14-4-13/b) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare în gestiune a bunurilor cumpărate; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate a valorii
bunurilor cumpărate; -
document
pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru
achiziţii
sau pentru decontarea sumelor plătite pentru achiziţii. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare de către persoana care efectuează aprovizionarea cu bunuri de
pe
piaţa ţărănească, de la producătorii individuali sau de la alte
persoane
fizice, în momentul achiziţiei. Se
semnează de către persoana care face
achiziţiile respective şi de către gestionarul care primeşte bunul. 3.
Circulă: -
la
gestiune, pentru semnarea de primire a bunurilor şi întocmirea
Notei de
recepţie şi constatare de diferenţe (ambele exemplare), după caz; -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
rămâne în
carnet (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
delegatul achizitor (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: a)
pentru
formularul cod 14-4-13: -
denumirea
unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea, str.,
număr);
judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
produsul; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar de achiziţie; valoarea
achiziţiei; -
semnături:
achizitor, gestionar; b)
pentru
formularul cod 14-4-13/b: -
denumirea unităţii; codul de identificare fiscală; sediul (localitatea,
str.,
număr); judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numărul
şi data contractului; producătorul: numele şi prenumele, domiciliul,
seria şi
numărul actului de identitate, după caz; -
denumirea produselor; codul; U/M; cantitatea; preţul unitar; valoarea;
avansul
acordat; suma plătită; semnătura de primire a sumei; -
semnături:
achizitor, gestionar. Decont
pentru operaţiuni în participaţie (Cod
14-4-14) Se
utilizează în toate domeniile de
activitate în care se efectuează operaţiuni în participaţie. 1.
Serveşte ca document pe baza
căruia se decontează cheltuielile şi veniturile realizate din
operaţiuni în
participaţie, precum şi sumele virate între coparticipanţi. 2. Se
întocmeşte de către
unitatea care ţine contabilitatea asocierilor în participaţie,
lunar, în două
exemplare, pe fiecare coparticipant, cu veniturile şi cheltuielile ce
revin
acestuia, pentru înregistrarea în contabilitatea proprie,
potrivit cotelor
prevăzute în contractele de asociere încheiate.
Cheltuielile şi veniturile vor
fi grupate pe conturi din clasele de conturi de cheltuieli şi venituri,
potrivit planului de conturi general aplicabil. În
decont se înscriu şi alte transferuri,
reprezentând valoarea mijloacelor băneşti, a profitului realizat,
amortizarea
mijloacelor fixe şi alte sume rezultate din operaţiunile în
participaţie. 3.
Circulă: -
exemplarul 1 - la beneficiar, la compartimentul financiar-contabil; -
exemplarul 2 - la compartimentul care ţine contabilitatea operaţiunilor
în
participaţie şi care întocmeşte decontul. 4. Se
arhivează: -
la
beneficiar, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
emitent, la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţilor emitente şi destinatare; codul de identificare
fiscală;
sediul (localitatea, str., număr); judeţul; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numărul
curent; simbolul contului debitor/creditor; denumirea contului creditor
pentru
cheltuielile şi sumele transmise; denumirea contului debitor pentru
veniturile
şi sumele primite; valoarea transmisă conform contractului de asociere
în
participaţie; -
semnături: conducătorul unităţii, inclusiv ştampila; conducătorul
compartimentului financiar-contabil. Grupa
a
V-a – Salarii şi
alte drepturi de personal. Stat
de salarii (Cod 14-5-1/a, Cod 14-5-1/b,
Cod 14-5-1/c şi Cod 14-5-1/k ) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor, precum şi al
contribuţiilor şi al altor sume datorate; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. Se
întocmeşte într-un exemplar sau în două
exemplare, după caz, lunar, pe secţii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de evidenţă a timpului lucrat efectiv, a documentelor de
centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizaţi
în acord
etc., a evidenţei şi a documentelor privind reţinerile legale, a
listelor de
avans chenzinal, concediilor de odihnă, certificatelor medicale. 2. Se
semnează, pentru
confirmarea exactităţii calculelor, de către persoana care determină
salariul
cuvenit şi întocmeşte statul de salarii. Coloanele
libere din partea de reţineri a
statelor de salarii urmează a fi completate cu alte feluri de reţineri
legale
decât cele nominalizate în formular. Pentru
centralizarea la nivelul unităţii a salariilor
şi a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reţinerilor, se
pot
utiliza aceleaşi formulare de state de salarii. Plăţile
făcute în cursul lunii, cum sunt:
avansul chenzinal, lichidările, indemnizaţiile de concediu etc. se
includ în
statele de salarii, pentru a cuprinde astfel întreaga sumă a
salariilor
calculate şi toate reţinerile legale din perioada de decontare
respectivă. 3.
Circulă: -
la
persoanele autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să
aprobe
plata (exemplarul 1); -
la
casieria unităţii pentru efectuarea plăţii sumelor cuvenite (exemplarul
1),
după caz; -
la
compartimentul financiar-contabil, pentru înregistrarea în
contabilitate
(exemplarul 1); -
la
compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2),
care va servi
la acordarea vizei atunci când se solicită plata salariilor
neridicate, după
caz. 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte
justificative de
plăţi (exemplarul 1); -
la
compartimentul care a întocmit statele de salarii (exemplarul 2),
după caz. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.; -
denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul; -
numele
şi prenumele; venitul brut; contribuţia individuală de asigurări
sociale;
contribuţia individuală la bugetul asigurărilor pentru şomaj;
contribuţia
pentru asigurări sociale de sănătate; cheltuieli profesionale; venitul
net;
deducere personală de bază; deduceri suplimentare; venitul bază de
calcul;
impozitul calculat şi reţinut; salariul net; -
semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului
financiar-contabil, persoana care îl întocmeşte. Listă
de avans chenzinal (Cod 14-5-1/d ) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru calculul drepturilor băneşti cuvenite salariaţilor ca avansuri
chenzinale; -
document
pentru reţinerea prin statele de salarii a avansurilor chenzinale
plătite; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte lunar, pe baza
documentelor de evidenţă a muncii, a timpului lucrat efectiv, a
certificatelor
medicale prezentate şi se semnează pentru confirmarea exactităţii
calculelor de
către persoana care a calculat avansurile chenzinale şi a
întocmit lista. 3.
Circulă: -
la persoanele
autorizate să exercite controlul financiar preventiv şi să aprobe plata
(exemplarul 1); -
la
casieria unităţii, pentru efectuarea plăţii avansurilor cuvenite
(exemplarul
1), după caz; -
la
compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al
registrului de
casă, pentru înregistrare în contabilitate (exemplarul 1); -
la
compartimentul care a întocmit lista de avans pentru a servi la
întocmirea
statelor de salarii la sfârşitul lunii (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil, ca anexă la exemplarul 2 al
registrului de
casă (exemplarul 1); -
la
compartimentul care a întocmit lista de avans chenzinal
(exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii, secţiei, serviciului etc.; -
denumirea formularului; întocmit pentru luna, anul; -
numele
şi prenumele; salariul de bază; timpul efectiv: lucrat, concediu
medical;
avansul de plată; -
semnături: conducătorul unităţii, conducătorul compartimentului
financiar-contabil,
persoana care îl întocmeşte. Ordin
de deplasare (Delegaţie
- Cod 14-5-4) 1.
Serveşte ca: -
dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea; -
document
pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate; -
document
pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul
de
avans; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care urmează a
efectua
deplasarea, precum şi pentru justificarea avansurilor acordate în
vederea
procurării de valori materiale cu plata în numerar. 3.
Circulă: -
la
persoana împuternicită să dispună deplasarea, pentru semnare; -
la
persoana care efectuează deplasarea; -
la
persoanele autorizate ale unităţii la care s-a efectuat deplasarea,
pentru
confirmarea sosirii şi plecării persoanei delegate; -
la
compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe
baza
actelor justificative anexate la acesta de către titular, la
întoarcerea din
deplasare sau cu ocazia procurării materialelor, stabilindu-se
diferenţa de
primit sau de restituit, cu luarea în considerare a eventualelor
penalizări şi
semnătura pentru verificare. În
cazul în care la decontarea avansului suma
cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit,
pentru diferenţa de
primit de către titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de
plată către
casierie. În
cazul în care, la decontare, sumele
privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit,
diferenţa de
restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Dispoziţie de încasare către casierie; -
la
persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru
viză; -
la
conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi numărul formularului; -
numele,
prenumele şi funcţia persoanei delegate; scopul, destinaţia şi durata
deplasării; ştampila unităţii; semnătura conducătorului unităţii; data; -
data
(ziua, luna, anul, ora) sosirii şi plecării în/din delegaţie; -
ziua şi
ora plecării; ziua şi ora sosirii; data depunerii decontului;
penalizări
calculate; avans spre decontare; -
cheltuieli efectuate: felul actului şi emitentul, numărul şi data
actului,
suma; -
numărul
şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de
primit/restituit; -
semnături: conducătorul unităţii; controlul financiar preventiv,
persoana care
verifică decontul, şeful de compartiment, după caz; titularul de avans. Ordin
de deplasare (delegaţie) în străinătate
(transporturi internaţionale - Cod 14-5-4/a) 1.
Serveşte ca: -
dispoziţie către conducătorii auto să efectueze transporturi în
străinătate cu
autovehiculele unităţii; -
document
de stabilire a avansului în valută, pentru deplasările
conducătorilor auto care
urmează să efectueze transporturi în străinătate, pe baza căruia
aceştia ridică
avansul de la casierie; -
document
pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum şi a
valutei aduse
la înapoiere în ţară; -
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă (în
valută) şi în
contabilitate. 2. Se
întocmeşte la unităţile
care efectuează transporturi în străinătate, în două
exemplare, pentru fiecare
deplasare, de către sectorul de exploatare şi se semnează de către
şeful
sectorului pentru confirmarea realităţii datelor şi exactităţii
calculelor din
ordinul de deplasare. 3.
Circulă: -
la
conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare); -
la
persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru
viză
(ambele exemplare); -
la
conducătorii auto care urmează să efectueze deplasarea, pentru semnare,
pe
ambele exemplare, de primire a avansurilor în valută,
reţinând exemplarul 1,
care urmează să fie ataşat la Decontul de cheltuieli valutare
(transporturi
internaţionale) (cod 14-5-5/a); -
la
casierul unităţii care semnează pentru plata sumei în valută
(ambele exemplare)
şi efectuează înregistrarea sumelor plătite în registrul de
casă (în valută). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi numărul formularului; -
numele,
prenumele şi funcţia titularului de avans; destinaţia; marca şi numărul
autovehiculului; scopul deplasării; locul de încărcare; locul de
descărcare; -
detalierea elementelor de avans în lei şi în valută; -
numărul
şi data documentului pentru restituirea diferenţei; diferenţa de
primit/restituit; -
semnături: conducătorul unităţii; şeful de compartiment, controlul
financiar
preventiv, după caz; titularul de avans. Decont
de cheltuieli (pentru deplasări
externe - Cod 14-5-5) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate
(în
valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate; -
document
pentru stabilirea diferenţelor de primit sau de restituit de titularul
de
avans; -
document
justificativ de înregistrare în registrul de casă (în
valută) şi în
contabilitate. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar
de către titularul de avans pentru justificarea cheltuielilor efectuate
pe
întreaga durată a deplasării. 3.
Circulă: -
la
persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de
cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la
întoarcerea din
deplasare şi calculul eventualelor penalizări de
întârziere, care semnează de
verificare; -
la
persoanele autorizate să exercite controlul finaciar preventiv şi să
aprobe
plata diferenţei în cazul în care, la decontarea sumelor
primite pentru
efectuarea deplasării, suma cheltuielilor efective depăşeşte avansul
primit; -
la
casieria unităţii pentru plata diferenţei, caz în care titularul
de avans
semnează pentru primirea diferenţei respective, fără a se mai
întocmi document
distinct. În
cazul în care, la decontare, sumele
privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit,
diferenţa de
restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Chitanţă
pentru operaţiuni în valută (cod 14-4-1/a) sau Dispoziţie de
încasare către
casierie (cod 14-4-4), după caz. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal de
informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numele
şi prenumele titularului de avans; -
avansuri
primite în valută sau în valută şi în lei; sume
decontate; diferenţe de restituit/primit; -
semnături: conducătorul unităţii; şeful compartimentului
financiar-contabil,
controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul, după
caz;
titularul de avans. Decont
de cheltuieli valutare (transporturi
internaţionale - Cod 14-5-5/a) 1.
Serveşte ca: -
document
pentru decontarea de către titularul de avans a cheltuielilor efectuate
(în
valută şi în lei), cu ocazia deplasării în străinătate; -
document
pentru stabilirea diferenţei de primit sau de restituit de către
titularul de avans; -
document
de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte la unităţile
care execută transporturi în străinătate, într-un exemplar,
de către titularul
de avans, pentru cheltuielile efectuate pe întregul parcurs,
semnându-se de
titularul de avans. 3.
Circulă: -
la
persoanele autorizate să verifice legalitatea actelor justificative de
cheltuieli, exactitatea calculelor privind sumele decontate la
întoarcerea din
străinătate şi calculul eventualelor penalizări de
întârziere, care semnează de
verificare. În
cazul în care, la decontarea avansului,
suma cheltuielilor efectuate este mai mare decât avansul primit
de către
titularul de avans se întocmeşte Dispoziţie de plată către
casierie (cod
14-4-4). În
situaţia în care, la decontare, sumele
privind cheltuielile efectuate sunt mai mici decât avansul
primit, diferenţa de
restituit de către titularul de avans se depune la casierie pe bază de
Dispoziţie de încasare către casierie (cod 14-4-4); -
la
persoana autorizată să exercite controlul financiar preventiv, pentru
viză; -
la
conducătorul unităţii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate şi a
eventualei
diferenţe de primit de către titularul de avans. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
numele
şi prenumele titularului de avans; -
avans în
valută; sume decontate; diferenţe de restituit/primit; -
semnături: conducătorul unităţii, şeful compartimentului
financiar-contabil,
controlul financiar preventiv, persoana care verifică decontul,
titularul de
avans. Grupa
a
VI-a – Contabilitate generală Notă
de debitare-creditare (Cod 14-6-1A) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare a operaţiunilor de decontare intervenite
între unitate şi
subunităţi care ţin contabilitate proprie şi între subunităţi ale
aceleiaşi
unităţi care ţin contabilitate proprie; -
document
justificativ de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, de către compartimentul financiar-contabil, pe baza actelor
justificative care stau la baza operaţiunii. 3.
Circulă: -
la
conducătorul compartimentului financiar-contabil sau înlocuitorul
său, pentru
semnare (ambele exemplare); -
la compartimentul
financiar-contabil, pentru înregistrare (exemplarul 2); -
la
unitatea sau subunitatea care participă la operaţiunea de decontare,
pentru
înregistrare (exemplarul 1). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil al părţilor participante la operaţiunea de decontare
(exemplarul 1 la destinatar şi exemplarul 2 la emitent). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
emitentul; destinatarul; conturi debitoare/creditoare; suma; data
operaţiunilor; -
semnături: persoana care întocmeşte documentul şi conducătorul
compartimentul
financiar-contabil. Notă
de contabilitate (Cod 14-6-2A) 1.
Serveşte ca document
justificativ de înregistrare în contabilitatea sintetică şi
analitică, de
regulă pentru operaţiunile care nu au la bază documente justificative
(stornări, repartizare profit, constituire provizioane şi ajustări
pentru
depreciere sau pierdere de valoare etc.). 2. Se
întocmeşte, într-un
exemplar, de către compartimentul financiar-contabil. 3.
Circulă: -
la
persoana autorizată să verifice şi să semneze documentul; -
la
persoana care asigură contabilitatea sintetică şi analitică în
cadrul
compartimentului financiar-contabil. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea, numărul şi data (ziua, luna, anul) întocmirii
formularului; -
denumirea unităţii; -
explicaţii; simbolul contului debitor/creditor; suma; -
semnături: întocmit, verificat. Extras
de cont (Cod 14-6-3) 1.
Serveşte la comunicarea şi
solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate,
provenite din
relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere
prearbitrală. De
asemenea, se utilizează ca document de
inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele
entităţii
în relaţiile cu terţii. 2. Se
întocmeşte în trei
exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii
beneficiare,
pe baza datelor din contabilitatea analitică. 3.
Circulă: -
la
conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul
unităţii
emitente, pentru semnare (toate exemplarele); -
la
unitatea debitoare (exemplarele 1 şi 2), care restituie unităţii
emitente
exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unităţii şi conducătorul
compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului.
Eventualele
obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se
consemnează într-o
notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul
compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2
al
extrasului de cont. 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil al unităţii emitente (exemplarul 3,
precum şi
exemplarul 2, după primirea confirmării); -
la
compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii creditoare; -
codul de
identificare fiscală; -
sediul
(localitate, stradă, număr); -
judeţul; -
contul; -
banca; -
denumirea formularului; -
denumirea unităţii debitoare; -
felul,
numărul şi data documentului; -
explicaţii; -
suma; -semnături:
conducătorul unităţii, inclusiv ştampila, conducătorul compartimentului
financiar-contabil. Jurnal
privind operaţiunile de casă şi bancă
(Cod 14-6-5) 1.
Serveşte: -
ca
jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor cu mijloace
băneşti, la
unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; -
la completarea
registrului Cartea mare. 2. Se
întocmeşte lunar sau pe
măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil,
separat pentru fiecare cont sintetic, utilizându-se formatul
potrivit, în
funcţie de numărul conturilor corespondente. Se
completează pe baza registrului de casă şi
a extraselor de cont primite de la bancă la care sunt anexate
documentele
justificative. În acest scop, se poate efectua gruparea sumelor
pe conturi,
atât pentru încasări, cât şi pentru plăţi,
într-un document cumulativ. La
sfârşitul lunii se determină rulajul
total, precum şi totalurile fiecăruia dintre conturile corespondente,
care se
trec în Cartea mare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; contul; -
denumirea formularului şi data (luna, anul) pentru care se
întocmeşte; -
registrul de casă sau extrasele de cont de la bancă; conturile
corespondente;
rulajul; -
semnături: întocmit, verificat. Jurnal
privind decontările cu furnizorii (Cod
14-6-6) 1.
Serveşte: -
ca
jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor privind
decontările cu
furnizorii pentru materiale, mărfuri, lucrări executate, servicii
prestate
etc., la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe jurnale"; -
la
ţinerea contabilităţii analitice a furnizorilor; -
la
completarea registrului Cartea mare. 2. Se
întocmeşte în cadrul
compartimentului financiar-contabil, fie pentru toţi furnizorii, fie
separat,
pe feluri de furnizori, pe furnizori principali, pe gestiuni etc. Se
completează pe baza documentelor
justificative (facturi, note de recepţie şi constatare de diferenţe
etc.) sau
pe bază de centralizatoare, pentru operaţiunile înregistrate
în creditul
contului de furnizori şi pe baza documentelor justificative anexate la
extrasul
de cont primit de la bancă sau registrul de casă, pentru operaţiunile
înregistrate în debitul acestui cont. În
cazul înregistrării pe bază de
centralizatoare, evidenţa analitică a furnizorilor se ţine separat de
jurnal,
utilizându-se Situaţia încasării-achitării facturilor (cod
14-6-7) sau alte
formulare (Fişa de cont pentru operaţiuni diverse, cod 14-6-22). Facturile
rămase neachitate (nelichidate)
până la sfârşitul lunii se înregistrează în
Situaţia încasării-achitării
facturilor (cod 14-6-7). La
sfârşitul lunii, se determină rulajul
creditor total, precum şi totalurile fiecăruia din conturile
corespondente
debitoare care se trec în Cartea mare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; contul; -
ziua
înregistrării; numărul şi data notei de recepţie/ factură;
furnizorul -
localitatea (explicaţii); conturi corespondente debitoare; rulajul
creditor al
contului de furnizori; -
plata
facturilor (debit cont furnizori): ziua achitării, cont corespondent
creditor,
nr. document, suma; -
semnături: întocmit, verificat. Situaţia
încasării-achitării facturilor (Cod
14-6-7) 1.
Serveşte: -
ca
jurnal auxiliar pentru ţinerea contabilităţii analitice a clienţilor
sau
furnizorilor la unităţile care aplică forma de înregistrare "pe
jurnale"; -
ca
situaţie a soldurilor contului 411 "Clienţi", 401
"Furnizori" sau 404 "Furnizori de imobilizări". 2. Se
întocmeşte lunar sau pe
măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil,
fie pentru toţi clienţii sau furnizorii, fie separat pe feluri de
clienţi sau
de furnizori. În cazul în care situaţia se întocmeşte
pentru achitarea
facturilor separat pe feluri de furnizori, se au în vedere
furnizorii
principali potrivit categoriilor stabilite pentru înregistrarea
în Jurnalul
privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6). Formularul
se completează astfel: În
cazul încasării facturilor -
periodic, pe baza documentelor justificative privind produsele sau
mărfurile
livrate, lucrările executate, serviciile prestate etc., respectiv
încasarea de
la clienţi; -
la
începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase
neîncasate
din Situaţia încasării facturilor întocmită pentru luna
precedentă. În
cazul achitării facturilor -
periodic, pe baza documentelor justificative de recepţie a materialelor
şi
produselor aprovizionate, respectiv de achitare a furnizorilor,
în cazul în
care contabilitatea analitică a furnizorilor nu se ţine cu ajutorul
Jurnalului
privind decontările cu furnizorii (cod 14-6-6); -
la
începutul lunii, prin transcrierea poziţiilor (facturilor) rămase
neachitate
din Situaţia achitării facturilor sau din Jurnalul privind decontările
cu
furnizorii (cod 14-6-6). 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; -
ziua
înregistrării; numărul şi data facturii; clientul (furnizorul),
localitatea
(explicaţii); sume de primit (datorate); -
încasarea (plata) facturilor: ziua, contul corespondent, nr.
documentului,
suma; -
semnături: întocmit, verificat. Jurnal
privind consumurile şi alte ieşiri de
stocuri (Cod 14-6-8) 1.
Serveşte: -
ca
jurnal auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor
în creditul
conturilor de stocuri, la unităţile care aplică forma de
înregistrare "pe
jurnale"; -
la
completarea registrului Cartea mare. 2. Se
întocmeşte periodic sau pe
măsura efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil. Se
înregistrează la sfârşitul perioadei,
document cu document sau pe baza centralizatoarelor pe operaţiuni
(documente
cumulative, situaţii de ieşire), în funcţie de metoda folosită
pentru
contabilitatea analitică a bunurilor. În
antetul coloanelor se înscrie simbolul
fiecărui cont creditor, precum şi documentul care furnizează datele
(numărul şi
data documentului justificativ sau ale centralizatorului). Conturile
corespondente debitoare se deschid
mai întâi pentru conturile de cheltuieli, fie pe conturi
sintetice, analitice
şi pe secţii, fie numai pe conturi sintetice şi pe secţii. În
acest caz,
concomitent cu efectuarea înregistrărilor în jurnal se fac
înregistrările şi în
evidenţa analitică a conturilor de cheltuieli (fişe, documente
cumulative sau
alte documente aprobate). Rulajele
creditoare totale se trec în Cartea
mare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; -
ziua
înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare:
sintetice,
analitice, sume; conturi creditoare; -
semnături: întocmit, verificat. Jurnal
privind salariile, contribuţia pentru
asigurări sociale, protecţia socială a şomerilor şi asigurări sociale
de
sănătate (Cod 14-6-10) 1.
Serveşte: -
ca jurnal
auxiliar pentru înregistrarea lunară a operaţiunilor în
creditul conturilor
privind salariile, contribuţia pentru asigurări sociale, protecţia
socială a
şomerilor şi asigurările sociale de sănătate, la unităţile care aplică
forma de
înregistrare "pe jurnale"; -
la
completarea registrului Cartea mare. 2. Se
întocmeşte lunar, în cadrul
compartimentului financiar-contabil, pe unitate sau secţii de
producţie, după
caz, pe baza statelor de salarii. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (luna, anul) întocmirii formularului; -
ziua
înregistrării; felul şi nr. documentului; conturi debitoare:
sintetice,
analitice; conturi creditoare; -
semnături: întocmit, verificat. Borderou
de primire a obiectelor în
consignaţie (Cod 14-6-14) 1.
Serveşte: -
la
centralizarea evidenţei obiectelor primite spre vânzare în
consignaţie; -
ca
document de încărcare în gestiune cu obiectele primite spre
vânzare; -
document
de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte de către
preţuitor sau persoana desemnată cu evaluarea obiectelor primite de la
deponenţi, în două exemplare, şi se semnează de către acesta
pentru predare şi
de către gestionar pentru primirea obiectelor. 3.
Circulă: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
gestionar, împreună cu obiectele primite în consignaţie
(exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
gestionar (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;
raionul; -
numărul
bonului de primire/chitanţă; valoarea la primire/vânzare;
descrierea
obiectului; deponent: numele, prenumele, seria şi nr. actului de
identitate; -
semnături: preţuitor, gestionar. Borderou
de ieşire a obiectelor din
consignaţie (Cod 14-6-15) 1.
Serveşte la evidenţa mişcării
obiectelor primite în consignaţie. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare, de către gestionar, pe baza bonurilor fiscale sau facturilor. 3.
Circulă: -
la
compartimentul financiar-contabil, însoţit de documentele de
vânzare (exemplarul
1); -
rămâne
la gestionar, pentru justificarea predării documentelor (exemplarul 2). 4. Se
arhivează: -
la
compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1); -
la
gestionar (exemplarul 2). 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea şi data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului; -
numărul
şi data bonului de primire; numărul facturii sau al bonului fiscal;
denumirea
obiectului; -
valoarea
obiectelor: retrase de deponent, după schimbarea preţului, la preţ de
vânzare
către cumpărător, la preţ de cumpărare de la deponent, comision; -
semnătura gestionarului. Jurnal
privind operaţiuni diverse (pentru
conturi sintetice - Cod 14-6-17) 1.
Serveşte: -
ca
jurnal auxiliar pentru înregistrarea operaţiunilor în
creditul conturilor fără
dezvoltare analitică sau a căror dezvoltare se asigură pe fişe
separate, dar
care nu sunt cuprinse în alte jurnale, la unităţile care aplică
forma de
înregistrare "pe jurnale"; -
la
completarea jurnalului Cartea mare. 2. Se
întocmeşte pe măsura
efectuării operaţiunilor, în cadrul compartimentului
financiar-contabil.
Modelul formularului se adaptează, în funcţie de numărul
conturilor folosite. Se
completează document cu document sau pe
bază de centralizatoare. Înscrierea
conturilor se poate face pe genuri
de operaţiuni, pe grupe de conturi care au legătură între ele sau
în ordinea
simbolurilor conturilor. Dacă
volumul operaţiunilor este mic, în
jurnal pot fi cuprinse unul până la trei conturi creditoare. La
sfârşitul perioadei, după înregistrarea în
jurnal a tuturor operaţiunilor, se face gruparea sumelor pe conturi
corespondente debitoare, verificându-se ca totalul sumelor din
grupare să fie
egal cu rulajul creditor al contului pentru care s-a făcut gruparea. Periodic,
rulajele creditoare ale fiecărui
cont, precum şi sumele totale ale conturilor corespondente debitoare
(din
grupare) se trec în Cartea mare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului şi luna, anul pentru care se întocmeşte; -
ziua
înregistrării; felul, numărul şi data documentului; explicaţii;
cont
corespondent debitor; rulaj creditor; gruparea sumelor pe conturi
corespondente
debitoare; -
semnături: întocmit, verificat. Fişă
de cont analitic pentru cheltuieli
efective de producţie (Cod 14-6-21) 1.
Serveşte ca: -
document
de înregistrare în contabilitatea de gestiune a costurilor
efective pe comenzi,
produse sau semifabricate, obiect (sau parte din obiect) de
construcţii,
lucrări de întreţinere şi reparaţii şi altele; -
document
pentru determinarea costurilor efective pe unitatea de calculaţie. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, de către compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare
comandă,
produs sau semifabricat, obiect (sau parte de obiect) de construcţii,
lucrare
de întreţinere şi reparaţii. Se
completează la începutul anului pe baza
soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul
anului, pe baza
documentelor justificative referitoare la consumul de materiale, plata
salariilor pentru munca prestată, a cheltuielilor indirecte şi alte
cheltuieli
efectuate potrivit dispoziţiilor legale. La sfârşitul fiecărei
perioade se
totalizează sumele înregistrate, în vederea
întocmirii balanţei de verificare a
operaţiunilor înregistrate. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului; comanda, produsul, obiectul, lucrarea etc.; -
numărul
comenzii; contul; cantitatea; U/M; data începerii (fabricaţiei,
comenzii etc.);
data terminării (recepţiei); -
data,
felul şi numărul documentului; total cheltuieli; decontarea producţiei:
cantitatea, preţul unitar, valoarea; contul corespondent; -
semnătura de întocmire. Fişă
de cont analitic pentru cheltuieli (Cod
14-6-21/a) 1.
Serveşte ca document de
înregistrare în contabilitatea de gestiune a cheltuielilor
comune ale secţiei,
cheltuielilor generale de administraţie, pe secţii şi feluri de
cheltuieli,
după natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a
cheltuielilor de
circulaţie (cheltuieli de desfacere a produselor la export), a
cheltuielilor cu
activitatea de "service" în perioada de garanţie, după caz. 2. Se
întocmeşte într-un
exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli. În
cazul în care
numărul coloanelor fişei este insuficient pentru reflectarea tuturor
conturilor
analitice ale contului respectiv de cheltuieli, se deschid două sau mai
multe
fişe, după caz. Se
completează pe baza documentelor justificative
referitoare la operaţiunile intervenite. La
sfârşitul fiecărei perioade, se
totalizează rulajele, în vederea întocmirii balanţei
analitice de verificare a
operaţiunilor înregistrate în contabilitatea de gestiune. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului; -
denumirea contului (secţiei, atelierului, unităţii); contul; -
data,
felul şi numărul documentului; explicaţii; total debit; simbol cont
corespondent; suma creditată; -
semnătura de întocmire. Fişă
de cont pentru operaţiuni diverse (Cod
14-6-22) Fişă
de cont pentru operaţiuni diverse (în
valută şi în lei - Cod 14-6-22/a) 1.
Serveşte: -
la
ţinerea contabilităţii analitice a conturilor de clienţi, debitori,
furnizori,
creditori etc.; -
la
ţinerea contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar,
pentru fiecare client, debitor, furnizor sau creditor şi se sortează pe
conturi
analitice. În
cazul în care se utilizează pentru ţinerea
contabilităţii sintetice a operaţiunilor economico-financiare, fişele
de cont
se deschid pentru fiecare cont sintetic de gradul I care nu se
desfăşoară pe
conturi sintetice de gradul II, şi pentru conturile de gradul II
prevăzute în
planul de conturi aplicabil. Se
completează, la începutul anului, pe baza
soldurilor de la sfârşitul anului precedent, iar în cursul
anului, pe baza
documentelor justificative referitoare la operaţiunile intervenite. La
sfârşitul fiecărei perioade, în fişele
analitice se totalizează rulajele pe perioada respectivă şi cumulat de
la
începutul anului, în vederea întocmirii balanţei de
verificare a conturilor
analitice sau a situaţiilor de solduri, iar în fişele de cont
sintetic se face
totalul cumulat al rulajului pe debit şi credit, precum şi soldul
contului, în
vederea întocmirii balanţei de verificare a conturilor sintetice. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului; -
simbolul
contului; data, felul şi numărul documentului; explicaţii; simbolul
contului
corespondent; debit; credit; D/C; sold; -
semnătura de întocmire şi verificare, după caz. Document
cumulativ (Cod 14-6-24 şi Cod
14-6-24/b) 1.
Serveşte ca: -
document
de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care
reflectă
operaţiuni economico-financiare de acelaşi fel dintr-o anumită perioadă
(intrări şi ieşiri de materiale, produse sau mărfuri, operaţiuni
băneşti etc.); -
document
justificativ centralizator de înregistrare în
contabilitatea sintetică şi
analitică. 2. Se
întocmeşte în cadrul
compartimentului financiar-contabil, completându-se titulatura şi
conţinutul
coloanelor în funcţie de natura operaţiunilor
economico-financiare şi de
necesităţile de centralizare şi de înregistrare. La
instituţiile publice, în situaţia în care,
în cursul unei zile, există un număr mai restrâns de
operaţiuni, se poate
folosi un singur document cumulativ pentru operaţiunile unei zile.
În acest
caz, documentul cumulativ va avea două părţi: în partea
stângă, pe coloane
distincte, se vor înscrie conturile care se debitează, iar
în partea dreaptă,
conturile care se creditează. Fiecare operaţiune se înscrie pe un
rând separat
pentru a se urmări corespondenţa conturilor. Pe ultimul rând se
face totalul
sumelor pe fiecare coloană. Totalul conturilor debitoare trebuie să
corespundă
cu totalul conturilor creditoare. La fiecare cont se
înregistrează totalul
rezultat în coloana corespunzătoare. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. Balanţă
de verificare (cu patru egalităţi -
Cod 14-6-30 şi cod 14-6-30/A) Balanţă
de verificare (cu cinci egalităţi -
Cod 14-6-30/a, Cod 14-6-30/b1, Cod 14-6-30/b2) Balanţă
de verificare (cu şase egalităţi -
Cod 14-6-30/b) Balanţa
analitică a stocurilor (Cod
14-6-30/c) 1.
Serveşte: -
la
verificarea exactităţii înregistrărilor; -
la
controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică; -
la
întocmirea situaţiilor financiare. 2. Se
întocmeşte într-un singur
exemplar, cel puţin anual, la încheierea exerciţiului financiar
sau la
termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice, la
alte perioade
prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori
se consideră
necesar. Balanţa
de verificare cuprinde pentru toate
conturile unităţii următoarele elemente: simbolul şi denumirea
conturilor;
soldurile iniţiale debitoare şi creditoare; totalul sumelor debitoare
şi
creditoare ale lunii precedente, după caz; rulajele curente debitoare
şi creditoare;
totalul rulajelor debitoare şi creditoare, după caz; totalul sumelor
debitoare
şi creditoare; soldurile finale debitoare sau creditoare. Balanţa
de verificare la 1 ianuarie, în
coloanele 2 şi 3, se completează cu soldurile finale debitoare şi
creditoare
ale lunii decembrie. Pentru
conturile analitice se poate întocmi
numai situaţia soldurilor. 3. Nu
circulă, fiind document de
sinteză. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal obligatoriu
de informaţii al formularului este următorul: -
denumirea unităţii; -
denumirea formularului; data pentru care se întocmeşte; -
simbolul
şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare/creditoare,
rulajele
lunii curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare;
soldurile
finale debitoare/creditoare; -
semnături: conducătorul compartimentului financiar-contabil şi persoana
care
întocmeşte documentul, după caz. Grupa
a
VII- a – Alte subactivităţi Situaţia
activelor gajate sau ipotecate (Cod
14-8-1) Situaţia
bunurilor sechestrate (Cod 14-8-1/a) 1.
Serveşte ca jurnal auxiliar
pentru ţinerea contabilităţii angajamentelor asumate de către
societate,
reflectând eventuala datorie a entităţii faţă de terţi, generată
de
angajamentele asumate. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar
sau în mai multe exemplare, după necesităţi, pe măsura
încheierii contractelor
care au la bază active gajate sau ipotecate, respectiv după
încheierea
procesului-verbal de sechestru de către executorul fiscal. 3. Nu
circulă, fiind document de
înregistrare contabilă. 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. 5.
Conţinutul minimal al
formularului este următorului: -
denumirea unităţii; -
denumirea activului gajat şi respectiv ipotecat, codul acestuia
când este cazul
sau denumirea bunurilor sechestrate; -
valoarea
contabilă a activului; -
numărul
şi data contractului, valoarea totală a contracatului, perioada de
derulare a
contractului, denumirea creditorului în cazul formularului cod
14-8-1; -
valoarea
sechestrului în cazul formularului cod 14-8-1/a. Decizie
de imputare (Cod 14-8-2) 1.
Serveşte ca: -
document
de imputare a valorii pagubelor produse; -
titlu
executoriu din momentul comunicării; -
document
de înregistrare în contabilitate. 2. Se
întocmeşte în două
exemplare sau în mai multe exemplare, în funcţie de numărul
persoanelor
răspunzătoare pentru paguba produsă, pe baza actelor de constatare
(procese-verbale, referate etc.) şi se semnează de către conducătorul
unităţii,
cu viza de control financiar preventiv şi viza compartimentului juridic. 3.
Circulă: -
la
persoana desemnată pentru acordarea vizei de control financiar -
preventiv
(toate exemplarele); -
la
compartimentul juridic, pentru vizare asupra legalităţii şi realităţii; -
la
conducătorul unităţii, pentru semnare (ambele exemplare); -
la
persoana (sau persoanele) răspunzătoare de paguba adusă unităţii pentru
semnare
de luare la cunoştinţă şi de imputare (ambele exemplare). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil (exemplarul 1). Angajament
de plată (Cod 14-8-2/a) 1.
Serveşte ca: -
angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unităţii; -
titlu
executoriu pentru recuperarea pagubelor; -
titlu
executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectare a
angajamentului. 2. Se
întocmeşte într-un exemplar,
de către persoana care îşi ia angajamentul, în condiţiile
în care există
documente din care rezultă pagube sau alte obligaţii de plată
(proces-verbal de
control, proces-verbal al comisiei de inventariere, referat de rebut
sau alte
documente). 3.
Circulă pentru semnare, la
persoana în faţa căreia s-a luat angajamentul (organ de control,
jurisconsult
sau alte persoane desemnate în acest scop). 4. Se
arhivează la compartimentul
financiar-contabil. Anexa
3 Modelele
documentelor
financiar-contabile
Pe parcursul acestei anexe sunt
prezentate toate modelele documentelor financiar-contabile prezentate
anterior
(în anexele 1 şi 2). Aceste tipizate pot fi vizualizate prin
consultarea
monitorului oficial. Anexa
4 Documentele
financiar-contabile care
se păstrează timp de 5
ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului
financiar în cursul căruia
au fost întocmite, în arhiva persoanelor prevăzute la art.
1 din Legea
contabilităţii nr. 82/1991, republicată
Copyright 2002-2013 - S.C. "Provasbo" S.R.L. (Toate drepturile rezervate) Optimizat orice tip de browser pentru rezoluţie de 1024 x 768. |